Checklist pour organiser un marché d’échange de plantes

Un marché d’échange de plantes se prépare comme un petit circuit : les participants déposent, identifient et échangent leurs plants sans confusion. Commence par vérifier le lieu et l’électricité, puis fixe les règles d’échange avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières heures servent surtout à préparer les étiquettes, les badges, le plan des tables et le comptoir d’échange. Cette checklist regroupe les étapes et le matériel nécessaires pour installer les stands et accueillir les visiteurs sereinement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le site et l’alimentation électrique
Définir les règles d'échange
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tables et des chaises
Planifier les bénévoles
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Créer le plan
Préparer les badges nominatifs
Trier les cartes d’échange
Imprimer la signalisation
Vérifier les stocks
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les étiquettes des plantes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Dégager le lieu
2 personnes
Monter les tentes
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les stands de plantes
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’échange
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer les plantes et les boutures
2 personnes
Expliquer les règles d’échange
Trier les plantes
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Tenir le comptoir d’échange
2 personnes
Maintenir les plantes en bon état
Ravitaillement des amuse-bouches
Finaliser les derniers échanges
2 personnes
Étiqueter les plantes restantes
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Emballer les plantes et le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Démonter les tentes et l'éclairage
3 personnes
Rendre les articles empruntés
Répartir les plantes restantes
2 personnes
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 24
Nappesqté 6
Caisses en plastiqueqté 12
Tables pour plantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 4

Matériel de jardinage

Bacs à plantesqté 20
Petites pelles à mainqté 6
Gants de jardinageqté 8
Arrosoirqté 3
Pulvérisateursqté 3
Bacs de terreauqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Étiquettes pour plantesqté 200
Marqueurs permanentsqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Guirlande de fanionsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Courses

Conseils

Fixe les règles d’échange avant d’envoyer les invitations : précise le nombre de plantes autorisé par personne, les formats acceptés et la façon de traiter les cartes d’échange.
Ferme les inscriptions au moins 7 jours avant le marché pour mettre à jour la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles.
Prépare les étiquettes des plantes et les badges nominatifs la veille. Prévois un marqueur permanent par table afin de corriger rapidement une variété ou un prénom.
Réserve les tables et les chaises en fonction du plan, puis garde une table séparée pour le comptoir d’échange. Les bacs en plastique évitent de poser les plantes directement au sol.
Vérifie l’électricité avant le montage : compte les rallonges et multiprises, sépare les machines à café des éclairages et garde les passages dégagés pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’échange de plantes ?: Prévois environ 3 semaines. Utilise la première semaine pour le lieu, les règles et le formulaire, la deuxième pour les inscriptions et le mobilier, puis les 2 ou 3 derniers jours pour les étiquettes, les courses et l’installation.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoie un premier rappel 5 à 7 jours avant le marché, puis vérifie la liste finale 48 heures avant. Indique l’heure d’arrivée, les règles d’échange et ce que chacun doit étiqueter.
Combien de tables faut-il prévoir pour un échange de plantes ?: Compte au minimum une table pour 6 à 8 participants qui apportent des plantes, puis ajoute une table pour l’accueil et une pour le comptoir d’échange. Ajuste le nombre après la clôture des inscriptions.
Que faut-il préparer la veille d’un marché d’échange de plantes ?: Prépare les badges, les étiquettes, les cartes d’échange, la signalétique et le matériel regroupé par zone. Vérifie aussi les stocks, le café et le thé, afin de réserver le matin du marché au montage des tentes et des tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.