Checklist para organizar un mercado de intercambio de plantas
Un mercado de intercambio de plantas necesita más organización que una simple reunión: hay que ordenar las inscripciones, definir cómo se valoran los intercambios y preparar un espacio claro para plantas, personas y materiales. Esta checklist reúne las tareas desde la revisión del recinto hasta el montaje de los puestos. También contempla lo que suele olvidarse, como las preferencias dietéticas, los alargadores, las etiquetas y el recordatorio final a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Comprobar el recinto y la electricidad
Establecer las reglas de intercambio
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar mesas y sillas
Programar voluntarios
Actualizar la lista de participantes
Enviar recordatorio
Hacer el plano
Preparar los carteles con nombres
Ordenar las tarjetas de intercambio
Imprimir señalización
Comprobar el inventario
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar las etiquetas de plantas
Preparar café y té
2 personas
Despejar el lugar
2 personas
Montar las carpas
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar los stands de plantas
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el mostrador de intercambio
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar plantas y esquejes
2 personas
Explicar las reglas del intercambio
Clasificar las plantas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Atender el mostrador de intercambio
2 personas
Mantener las plantas cuidadas
Reponer los aperitivos
Finalizar los últimos intercambios
2 personas
Etiquetar las plantas sobrantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Empaquetar plantas y materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Desmontar las carpas y la iluminación
3 personas
Devolver los objetos prestados
Distribuir las plantas sobrantes
2 personas
Informar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 24
- Mantelescant. 6
- Cajas de plásticocant. 12
- Mesas para plantascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de servircant. 4
Material de jardín
- Bandejas para plantascant. 20
- Palitas de manocant. 6
- Guantes de jardineríacant. 8
- Regaderacant. 3
- Pulverizadores de plantascant. 3
- Bandejas de sustratocant. 2
Decoración
- Pancartas con nombrescant. 80
- Etiquetas para plantascant. 200
- Rotuladores permanentescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Guirnalda de banderinescant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Compras
Consejos
- Define las reglas del intercambio antes de enviar las invitaciones: explica cuántas plantas puede llevar cada persona, cómo se entregan las tarjetas y qué ocurre con las plantas que no encuentran intercambio.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y actualiza la lista de participantes antes de preparar las tarjetas, los carteles con nombres y el plano de las mesas.
- Reserva mesas y sillas según el número confirmado, pero deja una mesa aparte para el mostrador de intercambio y otras para clasificar las plantas por zonas o tipos.
- Comprueba la electricidad antes del montaje: las máquinas de café, teteras, lámparas LED y guirnaldas pueden necesitar varios alargadores y regletas, así que evita concentrarlas en un solo enchufe.
- Prepara las etiquetas de plantas y los rotuladores permanentes antes de abrir las puertas. Ten también bandejas, pulverizadores, regaderas y cajas de plástico a mano para mover plantas o proteger el espacio de trabajo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un mercado de intercambio de plantas?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Así tendrás tiempo para recoger las inscripciones, preguntar por preferencias dietéticas, reservar el mobiliario y organizar a los voluntarios.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y actualizar la lista de participantes?
- Cierra las inscripciones al menos 5 días antes del mercado. Usa ese margen para ordenar las tarjetas de intercambio, preparar los carteles con nombres y enviar un recordatorio final.
- ¿Cuántas mesas hacen falta para un intercambio de plantas?
- Calcula una mesa de exposición por cada 6 a 8 participantes, además de una mesa para el mostrador de intercambio y otra para café y té. Ajusta la cantidad después de confirmar cuántas personas asistirán y cuántas plantas llevará cada una.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listas las etiquetas, la señalización, las tarjetas de intercambio, el plano y los materiales reunidos el día anterior. El mismo día reserva al menos 2 horas para despejar el lugar, montar las carpas, colocar mesas y sillas y preparar los puestos.
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