Wat heb je nodig voor een plantenruilbeurs?

Voor een plantenruilbeurs heb je meer nodig dan alleen planten en tafels. Je regelt ook een duidelijke ontvangst, labels, ruilformulieren en materiaal om planten veilig te verplaatsen. Denk daarnaast aan koffie, thee en water voor deelnemers, plus beschutting als je buiten werkt. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je vooraf verzamelt en waar organisatoren vaak pas op het laatste moment aan denken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Krattenaantal 20
Plantenbakkenaantal 30
Transportkarrenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 4
Gieteraantal 4
Plantenschepjesaantal 6
Werkhandschoenenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Weegschalenaantal 2
Handmicrofoon

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Tafelbordjesaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 40
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Theeassortiment - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 2 liter
- Citroenthee - 1 doos
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Bruiswater - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Zoutjes - 3 zakken
- Volkoren crackers - 4 pakken
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Worteltjes - 1 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mini-muffins - 60 stuks
- Kaneelkoekjes - 4 pakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan koekjes - 2 pakken
- Allergenenkaartjes - 1 pak
- Servetten - 200 stuks
- Papieren handdoekjes - 4 rollen
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 3 flacons
- Desinfecterende handgel - 3 flacons
- Sponsjes - 1 pak
- Printpapier - 1 pak
- Balpennen - 20 stuks
- Naamstickers - 100 stuks
- Plantenlabels - 200 stuks
- Watervaste stiften - 2 sets
- Kleurstiften - 1 set
- Plakband - 4 rollen
- Papiertape - 4 rollen
- Touw - 2 rollen
- Karton - 20 vellen

Tips

Reserveer per ruilzone minstens één tafel en zet extra kratten of plantenbakken klaar voor planten die nog geen plek hebben. Zo blijven potten van de grond en voorkom je schade tijdens het wisselen.
Leg voor elke plant meerdere labels en plantenschepjes klaar. Reken op minimaal één label per meegebrachte plant en houd een gieter bij de infotafel voor planten die tijdens de beurs uitdrogen.
Voor koffie en thee heb je naast kopjes ook thermoskannen, waterkokers, een schenkkan en herbruikbare bekers nodig. Zet minstens één aparte kan voor water neer, zodat de koffietafel niet de enige drinkplek is.
Controleer verlengkabels en stekkerdozen vóór je de locatie inricht, vooral als waterkokers of een handmicrofoon buiten worden gebruikt. Houd kabels uit looppaden en gebruik koelboxen alleen op een stabiele, droge plek.
Maak routebordjes en tafelbordjes vóór de opbouw en neem naamkaarthouders mee. Bezoekers vinden de registratie- en infotafel sneller als pijlbordjes al bij de ingang en op kruispunten hangen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een plantenruilbeurs?: Neem je planten mee in stevige kratten of op een transportkar, voorzien van een label. Handige extra's zijn een gieter, plantenschepje en materiaal om potten tijdelijk op een tafel of in een plantenbak te zetten.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een plantenruilbeurs?: Reken op minstens één klaptafel per ruilzone, plus één tafel voor registratie en één voor informatie. Voeg bij een grotere aanmelding extra tafels toe zodra meerdere planten tegelijk bekeken en geruild worden.
Hoeveel bekers en koffiekopjes moet ik kopen?: Zorg voor minstens één herbruikbare beker of koffiekop per deelnemer en enkele extra exemplaren voor vrijwilligers. Voor een bijeenkomst van 30 mensen zijn ongeveer 35 bekers en kopjes praktisch.
Wanneer moet ik plantenlabels en ruilformulieren regelen?: Print de ruilformulieren en maak de labels uiterlijk 2 dagen vóór de beurs. Leg ze op de registratietafel klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen, zodat je tijdens de ontvangst niets meer hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.