Checklist voor een planetariumshow organiseren
Een planetariumshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een koepel en projector klaarzetten. Je plant meerdere shows, verwerkt aanmeldingen en richt de zaal zo in dat bezoekers veilig en rustig kunnen instappen. Test de laptop, projector, luidsprekers en verduistering ruim vóór de eerste bezoekers komen. Met deze checklist houd je ook rekening met ontvangst, catering, zitplaatsen en een reserveoplossing als techniek uitvalt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en zaal vastleggen
Showschema samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijsten maken
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Zaal indelen
3 personen
Planetarium opbouwen
3 personen
Projector en laptop aansluiten
2 personen
Licht en verduistering instellen
2 personen
Geluidsniveau instellen
2 personen
Stoelen en zitkussens plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers naar de zaal begeleiden
2 personen
Planetariumshows presenteren
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Dranken en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Zaal tussendoor controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Planetarium afbreken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bezoekerslijst administreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Apparatuur
- Draagbare planetariumkoepel
- Planetariumprojector
- Laptop met showsoftware
- Reserve-laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 6
- Draagbare luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Zaklampenaantal 4
Verlichting
- LED-noodverlichtingaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 4
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Zitkussensaantal 30
- Tafelsaantal 6
- Tafelkleedaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 30
- Serveerbladenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Sterrenpostersaantal 12
- Planetenpostersaantal 8
- Sterrenlichtslingersaantal 4
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafelnummersaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Reinigingssprayaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiegelaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het showschema met minimaal 15 minuten tussen twee shows. Die tijd heb je nodig om bezoekers uit en in te laten stromen, de koepel te controleren en de volgende groep te registreren.
- Test projector, laptop, showsoftware, HDMI-kabels, luidsprekers en microfoon minstens één dag vooraf én nogmaals 60 minuten voor opening. Leg de reserve-laptop aangesloten of direct beschikbaar klaar.
- Verduister de zaal pas nadat de veiligheidsroute is gecontroleerd. Plaats kabelmatten over alle kabels, houd zaklampen bij de ingang en gebruik LED-noodverlichting zodat bezoekers ook in het donker de uitgang vinden.
- Maak de bezoekerslijst per show en zet de ontvangstbalie minimaal 45 minuten voor de eerste voorstelling klaar. Leg daarbij registratiebenodigdheden, programma-informatie en een duidelijke route naar de zaal klaar.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en koop catering daarna gericht in. Zet koffie, thee en water klaar met thermoskannen en koelboxen, maar houd eten buiten de koepel om morsen op apparatuur en zitkussens te voorkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een planetariumshow organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, zaal en showschema. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de show en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 dagen vooraf voor de definitieve bezoekerslijsten.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een planetarium op te bouwen?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor de koepel, projector, laptop, bekabeling, luidsprekers en verduistering. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige technische test en een korte generale doorloop.
- Hoeveel stoelen passen er in een planetariumshow?
- Houd per bezoeker één stoel of zitkussen aan en laat rondom de koepel een vrije looproute van ongeveer 1 meter. Het exacte aantal hangt af van de afmetingen van de koepel en zaal; maak per show een aparte bezoekerslijst op basis van die capaciteit.
- Wanneer moet ik techniek en materialen controleren?
- Controleer alle apparatuur en materialen uiterlijk de dag vóór de show. Test projector, laptop, kabels, geluid en verlichting opnieuw 60 minuten voor de deuren openen, inclusief de reserve-laptop en noodverlichting.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!