Checklist para organizar un espectáculo de planetario
Un espectáculo de planetario combina una sesión técnica con la atención continua a los visitantes. Primero fija la fecha, el salón y el programa; después gestiona las inscripciones y confirma las necesidades de los asistentes. El montaje requiere tiempo para oscurecer la sala, conectar el proyector y probar el sonido. Esta checklist te ayuda a llegar con todo preparado, desde la recepción hasta la presentación de los shows.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el salón
Preparar el programa del espectáculo
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear listas de asistentes
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Distribuir la sala
3 personas
Montar el planetario
3 personas
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
Ajustar la iluminación y el oscurecimiento
2 personas
Ajustar el nivel de sonido
2 personas
Colocar sillas y cojines de asiento
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el catering
2 personas
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Guiar a los visitantes a la sala
2 personas
Presentar los shows del planetario
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Comprobar la sala durante los descansos
Registrar objetos perdidos
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el planetario
3 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar la lista de visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Cúpula portátil de planetario
- Proyector de planetario
- Portátil con software de show
- Portátil de reserva
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Linternascant. 4
Iluminación
- Iluminación de emergencia LEDcant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Cojines para asientoscant. 30
- Mesascant. 6
- Mantelcant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzascant. 4
Decoración
- Pósteres de estrellascant. 12
- Pósteres de planetascant. 8
- Guirnaldas de luces estrelladascant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Números de mesacant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Spray de limpiezacant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Gel desinfectantecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: monta la cúpula, conecta el proyector al portátil, comprueba el portátil de reserva y prueba el sonido con el micrófono.
- Reserva tiempo suficiente para oscurecer la sala sin bloquear las salidas. Revisa los cables, coloca alfombrillas sobre las zonas de paso y deja la iluminación de emergencia LED visible.
- Cierra las inscripciones con antelación para preparar las listas de asistentes y recoger las preferencias dietéticas. Lleva una lista actualizada a recepción y otra para los responsables de cada show.
- Organiza la entrada por etapas: registra a los visitantes, indica dónde dejar los abrigos y guía a cada grupo hasta la sala. Las linternas resultan útiles cuando la iluminación ambiental está apagada.
- Prepara el catering antes de recibir al público y calcula vasos, platos, cubiertos y tazas según el número confirmado de asistentes. Usa termos, neveras portátiles y bandejas para mantener el servicio ordenado durante el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar un planetario portátil?
- Reserva al menos 2 horas para montar la cúpula, colocar las sillas y cojines, conectar el proyector y ajustar la iluminación. Añade tiempo extra si el salón necesita oscurecimiento o si es la primera vez que usas el equipo.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un espectáculo de planetario?
- Ciérralas entre 3 y 7 días antes del evento. Así puedes preparar las listas de asistentes, confirmar las preferencias dietéticas y calcular el catering sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuántas personas pueden entrar en una sesión de planetario?
- El aforo depende del tamaño de la cúpula, del salón y del espacio necesario para las salidas de seguridad. Define un número máximo antes de abrir el formulario y mantén la misma capacidad en cada sesión.
- ¿Qué se prueba antes de abrir las puertas del planetario?
- Comprueba el proyector, el software del show, el portátil de reserva, los cables, los altavoces y el micrófono. Haz la prueba completa al menos 60 minutos antes de la llegada del público y verifica también la ruta de seguridad.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!