Checklist pour organiser un spectacle de planétarium

Un spectacle de planétarium demande une préparation technique et un accueil bien coordonnés. Commencez par confirmer la salle, la date et le programme, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs. Le jour J, prévoyez du temps pour monter le dôme, tester la projection, régler l’obscurité et installer les places assises. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du premier repérage jusqu’à la présentation des spectacles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
Établir le programme du spectacle
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer des listes de visiteurs
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Répartir la salle
3 personnes
Monter le planétarium
3 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Régler l’éclairage et l’occultation
2 personnes
Régler le niveau sonore
2 personnes
Installer les chaises et les coussins d’assise
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
Briefer les bénévoles

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la salle
2 personnes
Présenter les spectacles du planétarium
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vérifier la salle entre-temps
Enregistrer les objets trouvés
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le planétarium
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la liste des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Dôme de planétarium portable
Projecteur de planétarium
Ordinateur portable avec logiciel de spectacle
Ordinateur portable de secours
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6
Haut-parleurs portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Éclairage de secours LEDqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Mobilier

Chaisesqté 90
Coussins de siègeqté 30
Tablesqté 6
Nappeqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4

Décoration

Affiches d'étoilesqté 12
Affiches des planètesqté 8
Guirlandes lumineuses étoiléesqté 4
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Spray nettoyantqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes pour monter le dôme, brancher le projecteur et tester le logiciel sur l’ordinateur principal et l’ordinateur de secours.
Testez la technique dans la salle réelle, avec les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles déjà en place. Une projection correcte dans une autre pièce ne garantit pas un bon résultat sous le dôme.
Prévoyez une liste de visiteurs imprimée et une version numérique. À l’accueil, ajoutez une marge de 10 à 15 minutes pour l’enregistrement et l’accompagnement vers la salle.
Réglez l’éclairage et l’occultation avant l’arrivée du public, puis gardez des lampes de poche et un éclairage LED de secours accessibles sans éclairer directement le dôme.
Comptez les places en fonction du nombre d’inscrits et installez les chaises et coussins avant le briefing des bénévoles. Gardez une allée libre et vérifiez le parcours d’évacuation avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour installer un planétarium portable ?: Prévoyez au moins 90 minutes pour monter le dôme, installer le projecteur, connecter l’ordinateur, régler l’éclairage et effectuer un test complet. Ajoutez 30 minutes si la salle ou le matériel est utilisé pour la première fois.
Quand ouvrir les inscriptions pour un spectacle de planétarium ?: Ouvrez le formulaire au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fermez ou mettez à jour les inscriptions 48 heures avant afin de finaliser les listes, les besoins alimentaires et la disposition de la salle.
Quel matériel prévoir pour un spectacle de planétarium ?: Prévoyez le dôme, le projecteur, un ordinateur avec le logiciel du spectacle et un ordinateur de secours. Ajoutez les câbles HDMI, rallonges, multiprises, passe-câbles, haut-parleurs, microphone et éclairage de secours.
Combien de temps avant l’arrivée du public faut-il ouvrir la salle ?: Terminez l’installation au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes. Utilisez ce temps pour briefer les bénévoles, vérifier l’accueil, contrôler l’évacuation et confirmer que la liste des visiteurs est disponible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.