Planetariumshow organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Planetariumshow braucht mehr Vorbereitung als nur Kuppel und Projektor. Du legst zuerst Termin, Saal und Showplan fest, öffnest die Anmeldung und planst danach Technik, Sitzplätze, Empfang und Catering. Kurz vor Beginn zählen vor allem ein getesteter Laptop mit Ersatzgerät, sichere Kabelwege und eine klare Einweisung der Helfer. Die Checkliste führt dich durch alle 40 Aufgaben und zeigt, welche 46 Gegenstände du für Aufbau, Vorführung und Betreuung einplanen solltest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Saal festlegen
Showplan erstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherlisten erstellen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Saal einteilen
3 Personen
Planetarium aufbauen
3 Personen
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
Licht und Verdunkelung einstellen
2 Personen
Lautstärke einstellen
2 Personen
Stühle und Sitzkissen aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Catering vorbereiten
2 Personen
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
Event
Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Besucher in den Saal begleiten
2 Personen
Planetariumsshows präsentieren
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Getränke und Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Saal zwischendurch kontrollieren
Fundgegenstände registrieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Planetarium abbauen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien prüfen und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Besucherliste verwalten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Ausstattung
- Tragbare Planetariumskuppel
- Planetariumprojektor
- Laptop mit Showsoftware
- Ersatz-Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelmattenAnz. 6
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- TaschenlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-NotbeleuchtungAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- SitzkissenAnz. 30
- TischeAnz. 6
- TischdeckeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 30
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ZangenAnz. 4
Dekoration
- Sterne-PosterAnz. 12
- PlanetenposterAnz. 8
- Sternen-LichterkettenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 100
- TischnummernAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- ReinigungssprayAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsgelAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Saal nicht nur nach der Zahl der Stühle: Für die tragbare Planetariumskuppel, den Projektor, Kabelmatten und eine freie Sicherheitsroute brauchst du zusätzliche Bewegungsfläche.
- Teste Projektor, Laptop mit Showsoftware, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam. Ein Ersatz-Laptop allein hilft nicht, wenn das passende Kabel oder die Showdatei fehlt.
- Schließe die Anmeldung früh genug, damit du Besucherlisten und Ernährungswünsche mindestens 2 bis 3 Tage vor der Show auswerten kannst. So lassen sich Sitzplätze, Catering und Helferzahl rechtzeitig anpassen.
- Stelle Empfangstheke, Taschenlampen und LED-Notbeleuchtung vor dem Einlass bereit. Besucher sollten auch bei Verdunkelung sicher zu ihren Plätzen begleitet werden können.
- Plane für den Einlass mindestens 15 Minuten und teile eine Person für die Registrierung sowie eine zweite Person für die Begleitung in den Saal ein. Bei mehreren Vorführungen müssen die Sitzplätze zwischen den Gruppen neu kontrolliert werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Planetariumshow planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Saal und Showplan. Öffne danach die Anmeldung und verschicke Einladungen, damit du einige Tage vor der Veranstaltung verlässliche Besucherlisten hast.
- Wann sollte die Technik für eine Planetariumshow getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe Projektor, Showsoftware, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofon und Verdunkelung gemeinsam. Lege den Ersatz-Laptop und alle Verlängerungskabel direkt am Technikplatz bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Planetariumshow?
- Plane für Kuppel, Projektor, Laptop, Beleuchtung, Bestuhlung und Empfang mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne die Türen erst, wenn Sicherheitsroute, Kabelmatten und Lautstärke geprüft sind.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Planetariumshow?
- Für eine kleine Show solltest du mindestens 3 Helfer einteilen: eine Person am Empfang, eine für die Besucherbegleitung und eine für Technik beziehungsweise Präsentation. Bei mehreren Gruppen oder Catering ist eine zusätzliche Person sinnvoll.
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