Checklist voor een goed georganiseerde pitchwedstrijd
Een pitchwedstrijd staat of valt met een strak format, een bereikbare jury en techniek die vooraf is getest. Leg eerst vast hoeveel deelnemers meedoen, hoeveel minuten elke pitch duurt en hoe de beoordeling werkt. Regel daarna de aanmeldingen, juryformulieren en pitchbestanden, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te zoeken. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij, zoals dieetwensen, back-ups, startvolgorde en de inrichting van de jurytafel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Juryleden benaderen
Juryleden bevestigen
Aanmeldformulier maken
Wedstrijdreglement publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Pitchbestanden opvragen
Pitchbestanden controleren
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Startvolgorde loten
2 personen
Draaiboek afdrukken
Juryformulieren afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties back-uppen
Jurybriefing voorbereiden
Event
Ruimte vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Presentatiehoek inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Jury ontvangen
Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers instrueren
Gasten ontvangen
3 personen
Opening verzorgen
Pitchtijden bewaken
Presentaties bedienen
Microfoon beheren
Juryformulieren uitdelen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Juryberaad faciliteren
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Jurybedankjes bezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Jurytafel
- Presentatietafel
- Krukkenaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikkeraantal 2
- Stopwatchaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerplateausaantal 10
- Serveertangenaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Decoratie
- Naambadgesaantal 80
- Pennenaantal 30
- Flip-overblokkenaantal 2
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 40
- Prijstrofeeënaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Scharenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat minimaal 4 weken vooraf vast. Noteer per deelnemer de spreektijd, eventuele vragenronde, beoordelingscriteria en pauzemomenten in één reglement.
- Benader eerst meer juryleden dan je nodig hebt en bevestig iedereen uiterlijk 2 weken vooraf. Stuur daarna de jurybriefing en beoordelingsformulieren opnieuw mee, zodat de criteria voor alle juryleden gelijk zijn.
- Vraag pitchbestanden uiterlijk 3 werkdagen voor de wedstrijd op en controleer elk bestand op de laptop. Bewaar daarnaast een tweede kopie op een aparte USB-stick of andere back-up.
- Plan een volledige techniektest op de locatie, bij voorkeur 1 dag vooraf. Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, microfoons, speakers, mengpaneel, stopwatch en presentatieklikker met dezelfde laptop als op de wedstrijddag.
- Richt de ruimte minstens 90 minuten voor aanvang in. Zet jurytafel, presentatietafel, stoelen, naambadges, waterkannen en juryformulieren klaar en houd verlengkabels en stekkerdozen buiten de looproute.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een pitchwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, het format en de jury. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, bestanden controleren, catering en de techniektest.
- Hoeveel tijd moet ik per pitch rekenen?
- Plan per deelnemer niet alleen de spreektijd, maar ook de vragenronde en wissel. Bij een pitch van 5 minuten reserveer je praktisch 8 tot 10 minuten per deelnemer in het draaiboek.
- Wanneer moet ik pitchbestanden opvragen?
- Vraag alle presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor de wedstrijd op. Controleer ze dezelfde dag en neem op de wedstrijddag zowel een laptopkopie als een tweede back-up mee.
- Hoe laat moet de locatie klaar zijn voor een pitchwedstrijd?
- Zorg dat de ruimte minimaal 90 minuten voor de start beschikbaar is. Gebruik die tijd voor tafels en stoelen, jurytafel, naambadges, catering, presentatiemateriaal en een laatste microfoon- en beeldtest.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!