Checklist pour organiser un concours de pitch

Un concours de pitch demande plus qu’un ordre de passage et un chronomètre. Il faut verrouiller le format, le jury, les inscriptions et les fichiers de présentation avant le jour J, puis prévoir une installation technique qui ne ralentit pas les candidats. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre : réservation, préparation, vérifications et accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges et la sauvegarde des présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le format de la compétition
2 personnes
Contacter les membres du jury
Confirmer les jurés
Créer le formulaire d’inscription
Publier le règlement du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les fichiers de présentation
Vérifier les fichiers de pitch
2 personnes
Établir la liste des participants
Tirage de l'ordre de départ
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer les feuilles de jury
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Sauvegarder les présentations
Préparer le briefing du jury

Événement

Libérer de l’espace
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le coin présentation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir le jury
Enregistrer les participants
2 personnes
Informer les participants
Accueillir les invités
3 personnes
Assurer l’ouverture
Surveiller les temps de présentation
Animer les présentations
Gérer le micro
Distribuer les formulaires du jury
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Animer les questions du public
Faciliter la délibération du jury
Assurer la remise des prix
2 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Remettre les remerciements au jury

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table du jury
Table de présentation
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Chronomètreqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Blocs pour chevaletqté 2
Panneaux directionnelsqté 6
Nappesqté 8
Ballonsqté 40
Trophéesqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : durée exacte du pitch, temps de questions, critères de notation et ordre de passage. Les candidats doivent recevoir ces règles avec le formulaire.
Confirmez chaque juré au plus tard 7 jours avant le concours et préparez un briefing séparé. Prévoyez une feuille de jury par participant, avec les critères et l’espace nécessaire pour les commentaires.
Demandez les fichiers de présentation plusieurs jours à l’avance, puis vérifiez-les sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Conservez une copie locale et une sauvegarde supplémentaire sur une clé ou un autre support.
Testez toute la chaîne technique avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, haut-parleurs et cliqueur. Gardez au moins 30 minutes le jour même pour un second test.
Ne laissez pas la restauration et l’accueil à la dernière minute. Regroupez les réponses alimentaires, commandez les quantités prévues et installez les badges, l’eau et le café avant le briefing du jury.

Questions fréquentes

Comment organiser un concours de pitch ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date par le lieu, le format et le jury. Ouvrez ensuite les inscriptions, récupérez les présentations, établissez l’ordre de passage et consacrez la dernière semaine aux vérifications techniques et logistiques.
Quand confirmer les membres du jury pour un concours de pitch ?: Confirmez idéalement les jurés au moins 7 jours avant l’événement. Envoyez-leur ensuite le règlement, les critères d’évaluation, le déroulé et l’horaire du briefing.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Bloquez 60 à 90 minutes avant l’ouverture, dont au moins 30 minutes avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les microphones et les haut-parleurs réellement utilisés. Testez aussi les adaptateurs et les rallonges, souvent oubliés.
Quand demander les fichiers de présentation aux participants ?: Demandez-les 3 à 5 jours avant le concours et fixez une heure limite claire. Vérifiez chaque fichier au plus tard la veille, puis sauvegardez l’ensemble sur l’ordinateur de présentation et sur un second support.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.