Pitch-Wettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Wettkampfformat und die Redezeit fest, bevor das Anmeldeformular online geht. Nenne dort auch Abgabefrist, erlaubte Dateiformate und die Bewertungskriterien der Jury.
• Bestätige die Jurymitglieder spätestens zwei Wochen vor dem Wettbewerb und verschicke das Jurybriefing mindestens 3 Tage vorher. So bleibt Zeit, Fragen zu Regeln oder Bewertungspunkten zu klären.
• Fordere die Pitch-Dateien 5 bis 7 Tage vor dem Termin an und prüfe jede Datei auf Schriftarten, Videos, Ton und Seitenformat. Speichere alle Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Laptop oder USB-Stick.
• Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker am Vortag gemeinsam. Eine einzelne Ersatzlösung für Bild und Ton verhindert Verzögerungen durch fehlende Anschlüsse oder leere Akkus.
• Plane den Aufbau des Jurytischs, der Präsentationsfläche und der Sitzplätze mindestens 90 Minuten vor Einlass. Drucke Drehbuch, Juryformulare, Namensschilder und Teilnehmerliste vorher aus, damit die Registrierung nicht vom funktionierenden Laptop abhängt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Pitch-Wettbewerb organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Format und Jury. Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vorher.

Wann müssen die Pitch-Dateien abgegeben werden?

Fordere die Dateien 5 bis 7 Tage vor dem Wettbewerb an. Prüfe sie innerhalb von 2 Tagen und bitte bei Problemen spätestens 48 Stunden vor Beginn um eine korrigierte Version.

Wie viele Jurymitglieder braucht ein Pitch-Wettbewerb?

Für einen kleinen Wettbewerb sind 3 Jurymitglieder eine praktikable Größe; ab etwa 10 bis 12 Pitches sind 4 bis 5 Personen sinnvoll. Bestätige außerdem mindestens eine Ersatzperson, falls kurzfristig jemand ausfällt.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Pitch-Wettbewerbs?

Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Jurytisch, Sitzplätze, Technik und Unterlagen ein. Starte den vollständigen Techniktest spätestens 60 Minuten vor dem Einlass und halte weitere 30 Minuten als Puffer frei.

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