Pitchavond organiseren: checklist en planning

Een pitchavond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf is getest. Regel eerst de locatie, pitchcategorieën en aanmeldingen; leg daarna selectie, jurycriteria en pitchvolgorde vast. In de laatste week controleer je iedere presentatie, maak je back-ups en stem je catering en dieetwensen af. Deze checklist helpt je de 72 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste uitnodiging tot ontvangst van de gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Pitchcategorieën bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Pitchkandidaten benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Pitchselectie afronden
3 personen
Pitchvolgorde vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Juryleden uitnodigen
Jurycriteria opstellen
2 personen
Scoreformulieren maken
Presentatierichtlijnen versturen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Back-ups van presentaties maken
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes printen
Routebordjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Presentatiesysteem aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Briefing voor vrijwilligers
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening verzorgen
Pitchrondes begeleiden
2 personen
Pitchtijd bewaken
Microfoons beheren
Juryformulieren uitdelen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Juryuitslag verwerken
3 personen
Winnaar bekendmaken
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Prijs aan winnaar verzenden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Spreektafel
Jurytafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Aluminium serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Digitale timersaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerlampjesaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Routebordjesaantal 6
Prikbordenaantal 2
Afzetpalenaantal 4
Lintenaantal 2

Registratie

Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Registratieklembordenaantal 4
Balpennenaantal 30
Programmaboekjesaantal 80
Scoreformulierenaantal 20
Stembussenaantal 2
Stembriefjesaantal 100
Pennenbakjesaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de pitchselectie niet pas na de sluitingsdatum: reserveer minimaal 7 dagen om aanmeldingen te beoordelen, kandidaten te bevestigen en de pitchvolgorde vast te leggen.
Verstuur presentatierichtlijnen uiterlijk 14 dagen vooraf en vraag de bestanden minimaal 3 dagen voor de avond op. Controleer ze op beeld, geluid en lettergrootte en bewaar een back-up op de laptop.
Test beamer, projectiescherm, actieve speakers, draadloze microfoons en presentatieklikker samen met de laptop op locatie. Doe die test uiterlijk 24 uur vooraf, niet pas bij de soundcheck.
Maak voor de jury één scoreformulier per kandidaat en deel de criteria vooraf. Plan na de laatste pitch 10 tot 15 minuten voor het optellen van de scores en het voorbereiden van de uitslag.
Tel servies en zitplaatsen op basis van het definitieve aantal gasten en reserveer catering na het verzamelen van dieetwensen. Zet waterglazen bij de zaal en controleer thermoskannen, koelboxen en serveerschalen vóór ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pitchavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, programma en pitchcategorieën. Houd de laatste 7 dagen vrij voor presentaties, techniek, catering en naamkaartjes.
Wanneer moet ik de pitchkandidaten selecteren?: Rond de selectie uiterlijk 3 weken voor de pitchavond af. Dan heb je nog tijd om kandidaten te bevestigen, de volgorde te maken en presentatierichtlijnen te versturen.
Hoeveel tijd moet ik per pitch rekenen?: Reserveer per kandidaat de afgesproken pitchtijd plus 5 minuten voor wisselen en vragen. Bij 10 kandidaten met 10 minuten pitchen plan je dus minimaal 150 minuten voor het inhoudelijke programma.
Wanneer moet ik presentaties en techniek controleren?: Vraag presentaties minimaal 3 dagen vooraf op en controleer alle bestanden uiterlijk 24 uur voor aanvang. Test op dezelfde dag ook laptop, beamer, scherm, microfoons, speakers en presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.