Organiser une soirée de pitch sans rien oublier

Une soirée de pitch demande plus qu’un programme et quelques présentations. Il faut coordonner les candidatures, l’ordre de passage, le jury, les supports de présentation et l’accueil des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’aux dernières vérifications sur place. Elle attire aussi votre attention sur les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les sauvegardes des fichiers et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Définir les catégories du pitch
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Contacter les candidats au pitch
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la sélection des pitches
3 personnes
Définir l’ordre de passage
2 personnes
Confirmer les intervenants
Inviter les membres du jury
Établir les critères du jury
2 personnes
Créer les feuilles de score
Envoyer les consignes de présentation
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Faire des copies de sauvegarde des présentations
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Créer des panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Brancher le système de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Briefing pour les bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer l’ouverture
Animer les tours de pitch
2 personnes
Surveiller le temps de pitch
Gérer les micros
Distribuer les formulaires du jury
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Traiter les résultats du jury
3 personnes
Annoncer le vainqueur
Animer le cocktail networking
3 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement
Remettre le prix au gagnant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Table de prise de parole
Table du jury
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 12
Louches à soupeqté 4
Plateaux de service en aluminiumqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Minuteurs numériquesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6
Panneaux d’affichageqté 2
Poteaux de balisageqté 4
Rubansqté 2

Inscription

Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Supports rigides d’inscriptionqté 4
Stylos à billeqté 30
Brochures du programmeqté 80
Feuilles de scoreqté 20
Urnes de voteqté 2
Bulletins de voteqté 100
Pots à stylosqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclette de sol
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Poubellesqté 6
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et fixer le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les candidats doivent connaître la durée, le format et les catégories du pitch.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la soirée afin de sélectionner les pitches, définir l’ordre de passage et confirmer chaque intervenant séparément.
Demandez les présentations dans un délai précis, puis vérifiez-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus. Gardez au moins une copie de sauvegarde sur un second support.
Préparez les feuilles de score avec les critères du jury avant l’arrivée des membres du jury. Prévoyez une table dédiée, des stylos et une version imprimée de secours.
Réglez la restauration après avoir recueilli les besoins alimentaires : comptez la vaisselle, les verres, les thermos et les glacières, puis placez les panneaux de direction avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de pitch ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée pour garder le temps de traiter les candidatures.
Combien de temps prévoir pour chaque pitch ?: Prévoyez la durée du pitch, puis ajoutez 3 à 5 minutes pour les changements et les éventuelles questions. Pour 10 intervenants, une marge totale de 30 à 50 minutes évite de décaler toute la soirée.
Quand demander les présentations aux candidats ?: Demandez les fichiers au plus tard 3 jours avant l’événement. Vérifiez chaque présentation la veille et conservez deux copies de sauvegarde accessibles sans connexion internet.
Que faut-il vérifier le jour d’une soirée de pitch ?: Arrivez environ 2 heures avant l’accueil pour tester le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le cliqueur et l’ordinateur. Utilisez ce temps pour installer les tables, les badges, les livrets du programme et la signalétique.

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