Noche de pitch: checklist para organizarla sin olvidos

Organizar una Noche de pitch requiere coordinar candidatos, jurado, presentaciones, catering y medios técnicos en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y definir el programa; después abre las inscripciones y cierra la selección con tiempo. Durante las últimas semanas tendrás que fijar el orden de presentación, confirmar a ponentes y jurado, revisar los archivos y preparar la sala. Esta checklist reúne 72 tareas y 61 elementos para que nada quede pendiente el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar el programa
2 personas
Definir las categorías de pitch
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Contactar a los candidatos al pitch
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la selección de pitches
3 personas
Fijar el orden de presentación
2 personas
Confirmar ponentes
Invitar a los miembros del jurado
Establecer criterios del jurado
2 personas
Preparar las hojas de puntuación
Enviar las pautas de presentación
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Hacer copias de seguridad de las presentaciones
Reservar el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los folletos del programa
Hacer carteles de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Conectar el sistema de presentación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Briefing para voluntarios
4 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Encargarse de la inauguración
Coordinar las rondas de pitch
2 personas
Controlar el tiempo de la presentación
Gestionar micrófonos
Repartir formularios del jurado
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Procesar el veredicto del jurado
3 personas
Anunciar al ganador
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Despedir a los últimos invitados
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar presentaciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar el premio al ganador

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 10
Sillascant. 70
Mesas altascant. 4
Mesa de oradores
Mesa del jurado
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Vasos para aguacant. 90
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Bandejas de aluminio para servircant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentación
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Canaletas para cablescant. 8
Temporizadores digitalescant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Luces decorativascant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 6
Tableros de corchocant. 2
Postes separadorescant. 4
Cintascant. 2

Registro

Tarjetas de nombrecant. 80
Portabadgescant. 80
Portapapeles de registrocant. 4
Bolígrafoscant. 30
Programascant. 80
Hojas de puntuacióncant. 20
Urnas de votacióncant. 2
Papeletascant. 100
Portalápicescant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristales
Cuboscant. 2
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Papeleracant. 6
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar antes de abrir las inscripciones y comprueba que admite la distribución prevista: mesas rectangulares, sillas, mesas altas y una mesa separada para el jurado y los oradores.
Cierra la selección de pitches al menos 2 semanas antes. Así podrás fijar el orden, confirmar a cada ponente y enviar las pautas de presentación sin cambios de última hora.
Pide las presentaciones con una fecha límite de 5 a 7 días antes y revisa que funcionen en el portátil, el proyector y la pantalla. Guarda una copia de seguridad en otro dispositivo.
Define los criterios del jurado antes de invitarlo y prepara una hoja de puntuación por miembro, más 2 o 3 copias adicionales. Esto evita improvisar la evaluación entre intervenciones.
Confirma el catering y las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones. Para el montaje, revisa también vasos de agua, copas de vino, tazas de café, vajilla y termos, porque suelen quedar fuera del pedido inicial.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de pitch?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y abrir las inscripciones. Deja las dos últimas semanas para cerrar la selección, confirmar ponentes y jurado, y revisar las presentaciones.
¿Cuándo se debe cerrar la selección de pitches?: Ciérrala al menos 14 días antes del evento. Necesitas ese margen para fijar el orden de presentación, contactar con los candidatos y enviar las pautas definitivas.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones?: Establece la fecha límite entre 5 y 7 días antes de la Noche de pitch. Revisa cada archivo y haz una copia de seguridad como máximo 2 días antes, no el mismo día.
¿Qué equipo hace falta para una Noche de pitch?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla de proyección, altavoces activos, micrófonos inalámbricos, soportes para micrófono y un clic de presentación. Comprueba todo en la sala 24 horas antes y lleva una copia de cada presentación.

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