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Pitch-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pitch-Abend braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum, einen Beamer und ein paar Vorträge. Du musst Bewerbungen bearbeiten, die Pitch-Auswahl abschließen, Jury und Referierende verbindlich bestätigen und Präsentationen rechtzeitig prüfen. Plane außerdem Technikproben, Wertungsbögen, Beschilderung und Catering mit ein. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Einkauf und zur letzten Kontrolle am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Pitch-Kategorien festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Pitch-Kandidaten ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Pitch-Auswahl abschließen

    3 Personen

  • Pitch-Reihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Jurymitglieder einladen

  • Jurykriterien festlegen

    2 Personen

  • Wertungsbogen erstellen

  • Präsentationsrichtlinien versenden

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Backups von Präsentationen erstellen

  • Catering reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Wegweiser erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Präsentationssystem anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Briefing für Freiwillige

    4 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Pitchrunden betreuen

    2 Personen

  • Pitch-Zeit überwachen

  • Mikrofone verwalten

  • Juryformulare austeilen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Juryergebnis verarbeiten

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Die letzten Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Präsentationen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Preis an den Gewinner senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • StehtischeAnz. 4
  • Rednertisch
  • Jurytisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • SuppenkellenAnz. 4
  • Aluminium-ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 8
  • Digitale TimerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • StimmungslichterAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • PinnwändeAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 4
  • BänderAnz. 2

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • RegistrierklemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 30
  • ProgrammhefteAnz. 80
  • WertungsbögenAnz. 20
  • WahlurnenAnz. 2
  • StimmzettelAnz. 100
  • StiftehalterAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Bodenabzieher
  • EimerAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Kategorien, Bewertungskriterien und Präsentationsrichtlinien fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. So wissen Teilnehmende von Anfang an, wonach die Jury bewertet.
  • Schließe die Pitch-Auswahl nicht erst wenige Tage vorher ab: Bestätige Reihenfolge und Referierende mindestens 7 Tage vor dem Termin und fordere die finalen Präsentationen anschließend gesammelt an.
  • Plane für jede Präsentation eine eigene Datei und zusätzlich ein Backup auf einem zweiten Speicher. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentationsklicker und Funkmikrofone vor Beginn mit dem tatsächlichen Raum.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und übermittle die endgültige Anzahl an das Catering spätestens 5 Werktage vorher. Rechne Geschirr, Gläser und Thermoskannen getrennt nach Ausgabe und Reserve.
  • Drucke Programmhefte, Namensschilder und Wegweiser spätestens am Vortag. Stelle Jurytisch, Rednertisch, Lautsprecher und Mikrofonständer vor dem Einlass auf, damit der Technikcheck nicht mit der Begrüßung kollidiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Pitch-Abend organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit der Location und dem Programm. Für Einladungen, Bewerbungen, Jurybesetzung und Catering bleiben dann ausreichend Zeitreserven.
Wann muss die Pitch-Auswahl feststehen?
Schließe die Auswahl mindestens 7 Tage vor dem Pitch-Abend ab. Bestätige danach die Reihenfolge, informiere alle Referierenden und sammle die finalen Präsentationen ein.
Wie viele Jurykriterien braucht ein Pitch-Abend?
Vier bis sechs klar formulierte Kriterien sind meist ausreichend. Gib sie zusammen mit dem Wertungsbogen spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung an die Jurymitglieder weiter.
Wann sollte man die Technik für einen Pitch-Abend testen?
Führe mindestens 60 Minuten vor dem Einlass einen vollständigen Test durch. Öffne jede Präsentation, prüfe Bild und Ton und halte die Backups direkt am Laptop bereit.

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