Checklist voor een pianoconcert organiseren

Een pianoconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een pianist en een piano regelen. Leg de concertdatum en locatie eerst vast, bevestig daarna de uitvoerende, het programma en de piano. Reserveer de pianostemmer op tijd en test techniek, verlichting en publieksopstelling vóór de deuren opengaan. Deze checklist helpt je de 68 taken in de juiste volgorde af te werken, van uitnodigingen en aanmeldingen tot koffie, programma’s en de ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum bevestigen
Locatie reserveren
Pianist bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Piano reserveren
Pianostemmer boeken
Catering reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Parkeerinformatie delen
Programma laten drukken
Naambadges maken
Pianorepertoire ontvangen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Programma’s klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes inspecteren
2 personen
Piano laten bezorgen
3 personen
Piano laten stemmen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Podiumvlak markeren
2 personen
Muziekstandaard plaatsen
Verlichting instellen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma’s uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Pianist aankondigen
Concert begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Pianist bedanken
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe leegmaken
2 personen
Restanten koelen
2 personen

Nazorg

Piano afschermen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Piano laten ophalen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 8
Kledinghangersaantal 120
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Akoestische piano
Pianobank
Muziekstandaard
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Versterker
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Handvegersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de piano en pianostemmer vroeg in de planning. Laat de piano na bezorging stemmen en plan daarnaast een technische controle vóór het eerste publiek binnenkomt.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie, pianist en programma voldoende vaststaan. Verwerk aanmeldingen doorlopend en vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de cateringbestelling uit.
Plan op de concertdag minstens 2 uur voor de start voor openen, ruimtes inspecteren, piano plaatsen, techniek testen en programma’s klaarleggen. Zo blijft er tijd over voor een laatste controle.
Test niet alleen de microfoon, luidsprekers en versterker, maar ook audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen. Houd batterijen achter de hand en controleer of podiumlampen het muziekblad goed verlichten.
Maak de publieksroute zichtbaar met een welkomstbord en pijlborden. Zet garderoberekken en kledinghangers klaar, deel vrijwilligers vooraf in en leg naamkaartjes, waterglazen en programma’s vóór de ontvangst op hun plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pianoconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, pianist, piano en pianostemmer; daarna volgen programma, uitnodigingen, catering en vrijwilligers.
Wanneer moet een piano voor een concert worden gestemd?: Laat de piano na bezorging stemmen en plan de stemming bij voorkeur binnen 24 uur vóór het concert. Controleer daarna nog één keer de positie, pianobank, muziekstandaard en verlichting.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een pianoconcert?: Reken minimaal 2 uur voor een eenvoudige opbouw en 3 uur als de piano, geluidsinstallatie en catering op dezelfde dag binnenkomen. Reserveer extra tijd wanneer de locatie eerst geopend en geïnspecteerd moet worden.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een pianoconcert?: Verstuur ze ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het concert, zodat je aantallen, dieetwensen, stoelen en catering tijdig kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.