Checklist para organizar un concierto de piano
Un concierto de piano necesita más que reservar una sala y confirmar al pianista. Hay que coordinar el piano acústico, el afinador, el repertorio, el sonido, las invitaciones y la atención a los asistentes. Esta checklist reúne 68 tareas y 42 materiales en el orden adecuado, desde la fecha y el programa hasta la apertura del lugar. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: la prueba técnica, la afinación y la información práctica para los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha del concierto
Reservar el lugar
Confirmar al pianista
Elaborar el programa
2 personas
Reservar el piano
Contratar a un afinador de piano
Reservar el catering
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Compartir información sobre el aparcamiento
Imprimir el programa
Hacer tarjetas de identificación
Recibir el repertorio de piano
Probar la técnica
2 personas
Comprobar las compras
Hacer la compra
2 personas
Preparar los programas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar los espacios
2 personas
Entregar el piano
3 personas
Hacer afinar el piano
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Marcar la superficie del escenario
2 personas
Colocar el atril para partituras
Configurar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar al pianista
Acompañar el concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Agradecer al pianista
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Vaciar el guardarropa
2 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Seguimiento
Proteger el piano
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Recoger sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Limpiar los baños
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Recoger el piano
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 8
- Perchascant. 120
- Percheroscant. 3
Equipo
- Piano acústico
- Banco de piano
- Atril para partituras
- Micrófono inalámbrico
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Amplificador
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 6
- Bateríascant. 24
Decoración
- Mantelcant. 8
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Aspiradora
- Escobas de manocant. 2
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el piano y el afinador con antelación: el piano debe entregarse y afinarse antes de la prueba técnica, no cuando ya hayan llegado los invitados.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones. Así puedes cerrar el catering con datos reales y preparar mesas, tazas, vasos, copas y platos sin improvisar.
- Recibe el repertorio de piano antes de imprimir el programa. Reserva tiempo para revisar nombres, orden de las piezas y cualquier cambio del pianista.
- Haz la prueba técnica con el micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y las luces del escenario conectados. Comprueba también las regletas y los cables alargadores para evitar problemas de alimentación.
- Comparte el aparcamiento y coloca carteles direccionales antes de abrir la ubicación. Asigna voluntarios para recibir a los asistentes, gestionar las inscripciones y resolver dudas sobre el espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar un piano para un concierto?
- Resérvalo en cuanto estén confirmados la fecha y el lugar, preferiblemente varias semanas antes del concierto. Después programa la entrega y la afinación antes de la prueba técnica.
- ¿Cuándo se debe afinar el piano antes del concierto?
- La afinación debe hacerse después de entregar el piano en la sala y antes de la prueba técnica. Si el piano se mueve de nuevo después de afinarlo, conviene revisarlo otra vez.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para un concierto de piano?
- Envíalas con al menos 3 o 4 semanas de antelación para que los asistentes puedan inscribirse. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas unos días antes de confirmar el catering.
- ¿Qué hay que comprobar el día del concierto de piano?
- Antes de abrir, inspecciona los espacios, revisa las compras, prepara los programas y comprueba el sonido y la iluminación. Reserva al menos 60 minutos para esta revisión, además del tiempo necesario para la prueba técnica.
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