Organiser un concert de piano : la checklist complète
Un concert de piano demande plus qu’une date et un pianiste. Il faut réserver le lieu et le piano assez tôt, prévoir l’accordage, construire le programme, gérer les inscriptions et coordonner l’accueil du public. Cette checklist de 68 tâches vous guide dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, stationnement, badges, impression des programmes et test de la technique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du concert
Réserver le lieu
Confirmer le pianiste
Établir le programme
2 personnes
Réserver le piano
Réserver un accordeur de piano
Réserver le catering
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Partager les informations de stationnement
Faire imprimer le programme
Créer les badges nominatifs
Recevoir le répertoire de piano
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les programmes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter les espaces
2 personnes
Faire livrer le piano
3 personnes
Faire accorder le piano
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Marquer la zone de la scène
2 personnes
Installer le pupitre à musique
Régler l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Événement
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer le pianiste
Encadrer le concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Animer les questions du public
Remercier le pianiste
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Suivi
Protéger le piano
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Ranger les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire enlever le piano
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tablesqté 8
- Cintresqté 120
- Portantsqté 3
Équipement
- Piano acoustique
- Banc de piano
- Pupitre à musique
- Micro sans fil
- Pied de microphone
- Haut-parleursqté 2
- Amplificateur
- Table de mixage
- Câbles audioqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Lampes d'ambianceqté 6
- Pilesqté 24
Décoration
- Nappeqté 8
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 6
- Badges nominatifsqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 100
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Aspirateur
- Balais à mainqté 2
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le piano et l’accordeur avant de finaliser la communication : l’instrument doit être livré puis accordé suffisamment près du concert, idéalement le jour même ou la veille.
- Bloquez un créneau de test technique avant l’arrivée du public. Vérifiez le microphone sans fil, les haut-parleurs, l’amplificateur, la table de mixage, les câbles et les rallonges.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au catering au moins 5 à 7 jours avant le concert.
- Préparez les programmes imprimés, les badges nominatifs et la signalétique la veille. Le jour J, vous pourrez vous concentrer sur l’ouverture du lieu et l’accueil.
- Répartissez les bénévoles avec des horaires précis : ouverture, inspection des espaces, accueil, orientation vers le stationnement, service des boissons et rangement final.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de piano ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, le pianiste et le piano, puis lancez les invitations et les inscriptions.
- Quand faut-il faire accorder le piano avant un concert ?
- Prévoyez l’accordage le jour du concert ou dans les 24 heures précédentes. Un piano acoustique peut perdre de sa stabilité après le transport, surtout si la température ou l’humidité change.
- Combien de temps avant le concert faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions quelques jours avant afin de confirmer les besoins alimentaires, les quantités de catering et le nombre de chaises.
- Que faut-il vérifier le jour d’un concert de piano ?
- Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Inspectez les espaces, vérifiez les chaises et la signalétique, contrôlez la technique, confirmez les courses et assurez-vous que le piano a bien été livré et accordé.
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