LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Klavierkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Klavierkonzert steht und fällt mit drei Dingen: einem passenden Instrument, einem klaren Programm und einem reibungslosen Ablauf vor Ort. Bestätige zuerst Termin, Location und Pianisten, bevor du Einladungen verschickst oder das Konzert online veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Technik und die Ausstattung für den Saal. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag ein: Klavierlieferung, Stimmung, Programmhefte und Helfer brauchen jeweils eigene Zeitfenster.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konzertdatum bestätigen

  • Location reservieren

  • Pianisten bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Klavier reservieren

  • Klavierstimmer buchen

  • Catering reservieren

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

  • Parkinformationen teilen

  • Programm drucken lassen

  • Namensschilder erstellen

  • Klavierrepertoire erhalten

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkäufe prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume inspizieren

    2 Personen

  • Klavier liefern lassen

    3 Personen

  • Klavier stimmen lassen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Bühnenfläche markieren

    2 Personen

  • Notenständer aufstellen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Pianisten ankündigen

  • Konzert begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Pianisten danken

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe leeren

    2 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Klavier absichern

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Klavier abholen lassen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 8
  • KleiderbügelAnz. 120
  • GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

  • Akustisches Klavier
  • Klavierbank
  • Notenständer
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Verstärker
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Staubsauger
  • HandfegerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere das akustische Klavier früh und buche die Stimmung separat. Das Instrument sollte nach der Lieferung und möglichst kurz vor dem Konzert gestimmt werden.
  • Lege das Programm fest, bevor du Einladungen und die Online-Ankündigung veröffentlichst. So können Gäste Dauer, Beginn und gegebenenfalls eine Pause zuverlässig einplanen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl an das Catering weiter. Prüfe diese Angaben spätestens einige Tage vor dem Konzert.
  • Teste Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und Audiokabel vor dem Einlass gemeinsam. Lege außerdem Verlängerungskabel und Ersatzbatterien bereit, damit ein kleiner Technikfehler nicht den Beginn verzögert.
  • Plane für den Veranstaltungstag eine feste Reihenfolge: Location öffnen, Räume inspizieren, Klavier und Technik prüfen, Programme auslegen und erst danach die Gäste empfangen. So fallen fehlende Wegweiser, Namensschilder oder Gläser noch rechtzeitig auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Klavierkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Pianist, Klavier und Catering sollten zuerst bestätigt werden; Einladungen und Online-Ankündigung folgen, sobald Termin und Programm feststehen.
Wann muss ein Klavier für ein Konzert gestimmt werden?
Buche die Stimmung zusammen mit der Klavierreservierung. Nach der Lieferung sollte das Klavier am Veranstaltungsort gestimmt und anschließend noch einmal vor dem Einlass kontrolliert werden.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Klavierkonzert?
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Gästen sind das beispielsweise 84 bis 88 Stühle, sofern keine Stehplätze vorgesehen sind.
Wie lange vorher sollte man die Einladungen verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Bitte um Anmeldung mit einer klaren Frist, damit Catering, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig vorbereitet werden können.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!