Boodschappenlijst voor een persvoorstelling

Voor een persvoorstelling heb je meer nodig dan alleen een film en stoelen. Je regelt tegelijk de vertoning, ontvangst van pers, catering en een duidelijke registratie. Controleer vooral techniek en aansluitingen vooraf: een laptop, HDMI-adapter of reservekabel ontbreekt sneller dan verwacht. Ook koffie, water, naamkaartjes, programma’s en persmappen moeten klaarstaan voordat de eerste genodigde binnenkomt. Gebruik de lijst hieronder als praktische basis en stem aantallen af op het aantal bevestigde gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Receptietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Loungezetelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
USB-sticksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Pennenaantal 20
Registratiebordenaantal 2
Rode loper

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Mineraalwater plat - 10 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Ginger ale - 4 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Appelsap - 4 liter
- Prosecco - 10 flessen
- Alcoholvrij mousserend - 4 flessen
- Bier - 60 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Stokbroden - 8 stuks
- Miniwraps - 80 stuks
- Roomkaas - 2 kuipjes
- Hummus - 2 bakken
- Jonge kaas - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Vegetarische spreads - 4 potten
- Kruidenboter - 4 kuipjes
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Olijven - 4 potten
- Gemengde noten - 2 kilo
- Miniquiches - 100 stuks
- Falafelballetjes - 100 stuks
- Brownies - 80 stuks
- Mini-fruitgebak - 80 stuks
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Zout - 1 bus
- Peper - 1 bus
- Servetten - 200 stuks
- Papieren koffiebekers - 100 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- IJsblokjes - 10 kilo
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Schoonmaaksponzen - 6 stuks
- Rubberen handschoenen - 4 paar

Tips

Plan per genodigde minimaal één waterglas en voor een ontvangst met catering ongeveer twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur. Zet extra water klaar voor de presentator en sprekers.
Test de filmfile uiterlijk één dag vooraf op de laptop en beamer die je op locatie gebruikt. Neem minstens één back-up mee op een aparte USB-stick en controleer of je HDMI-adapter bij de laptop past.
Maak voor elke journalist een persmap, naamkaartje en programma. Print de aanwezigheidslijst en leg registratiebenodigdheden minstens 30 minuten voor opening van de locatie aan de registratietafel.
Voorzie naast stoelen ook receptietafels voor registratie en buffettafels voor de catering. Reken op één registratietafel per 50 gasten, zodat accreditaties niet in één lange rij worden afgehandeld.
Zet koffie, thee en water pas kort voor ontvangst klaar, maar controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en serveerbladen al bij het opbouwen. Houd koelboxen beschikbaar voor dranken die koud moeten blijven.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een persvoorstelling?: Voorzie stoelen, een registratietafel, receptie- en buffettafels, beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en adapters. Voeg geluidsboxen, microfoons, servies, cateringmateriaal, persmappen, naamkaartjes en programma’s toe.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een persvoorstelling?: Reken minimaal één waterglas per genodigde en ongeveer één wijnglas per persoon wanneer wijn wordt geschonken. Neem 10 tot 15 procent extra servies mee voor breuk, vervuiling of onverwachte gasten.
Wanneer moet ik de techniek voor een persvoorstelling testen?: Test filmfile, laptop, beamer, projectiescherm, geluid en kabels uiterlijk één dag vooraf. Doe op de locatie nog een volledige test 60 tot 90 minuten voor de ontvangst, inclusief de back-up op USB-stick.
Hoeveel persmappen en programma's moet ik printen?: Print één persmap, naamkaartje en programma per bevestigde journalist of genodigde. Maak daarnaast 10 procent extra exemplaren, met minimaal vijf reservekopieën voor last-minute aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.