Qué necesitas para una presentación de prensa
Una presentación de prensa necesita más que una sala y un proyector. Esta lista reúne el material para recibir a los periodistas, servir café y catering, preparar la proyección y entregar la documentación. Calcula las cantidades según el número de asistentes confirmados y añade un margen del 10 % para vasos, carpetas y material impreso. Comprueba también con antelación los requisitos técnicos y las preferencias dietéticas registradas.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesas de recepcióncant. 3
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillones loungecant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Regletascant. 5
- Cables alargadorescant. 5
- Memorias USBcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Cestas de pancant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Papeleracant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Portabadgescant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Pizarras de registrocant. 2
- Alfombra roja
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 10 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Ginger ale - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Prosecco - 10 botellas
- Espumoso sin alcohol - 4 botellas
- Cerveza - 60 botellitas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Barras de pan - 8 unidades
- Mini wraps - 80 unidades
- Queso crema - 2 tarrinas
- Hummus - 2 cubetas
- Queso joven - 2 kilos
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Untables vegetarianos - 4 tarros
- Mantequilla de hierbas - 4 tarrinas
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Mini quiches - 100 unidades
- Albóndigas de falafel - 100 unidades
- Brownies - 80 unidades
- Mini tartaletas de fruta - 80 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Sal - 1 bote
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 200 unidades
- Vasos de papel para café - 100 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas de limpieza - 6 unidades
- Guantes de goma - 4 pares
Consejos
- Prepara una carpeta de prensa por periodista acreditado y añade un 10 % extra: para 40 asistentes, lleva 44 carpetas con el dossier y el programa.
- Calcula al menos un vaso de agua por persona y hora, además de una copa si sirves vino. Para una presentación de dos horas y 40 invitados, prepara unas 80 raciones de agua.
- Reserva 1 micrófono por cada persona que vaya a hablar y lleva al menos 2 cables HDMI y 2 adaptadores compatibles con el portátil previsto.
- Ten una copia del vídeo en 2 memorias USB distintas y prueba el archivo completo el día anterior. Comprueba también la copia de seguridad antes de abrir la sala.
- Monta la mesa de registro al menos 45 minutos antes de la llegada del primer periodista. Deja allí la lista de asistencia, las tarjetas con nombres y las acreditaciones preparadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una presentación de prensa?
- Prepara una silla por cada asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 40 periodistas, coloca 42-44 sillas, salvo que el formato incluya una zona lounge.
- ¿Cuántas carpetas de prensa debo imprimir?
- Imprime una carpeta por periodista acreditado y un 10 % adicional para invitados de última hora o reposición. Si esperas 30 asistentes, prepara 33 carpetas.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el vídeo?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Revisa el vídeo, la copia de seguridad, el portátil, los cables HDMI, los adaptadores, los altavoces y los micrófonos.
- ¿Cuánta bebida necesito para una presentación de prensa?
- Para una sesión de dos horas, calcula aproximadamente 1,5 litros de agua por cada 10 personas, más café y té según la hora del evento. En una recepción con vino, reserva 2-3 copas por persona durante la primera hora.
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