Einkaufsliste für eine Pressevorstellung
Für eine Pressevorstellung brauchst du mehr als Filmdatei und Sitzplätze. Getränke, Kaffeegeschirr, Präsentationstechnik und Pressemappen müssen am Veranstaltungstag vollständig und einsatzbereit sein. Plane die Mengen nach der bestätigten Gästezahl und rechne bei Getränken mit einer Reserve von etwa 10 Prozent. Diese Einkaufsliste hilft dir außerdem, typische Engpässe bei Adaptern, Verlängerungskabeln und Namensschildern rechtzeitig zu vermeiden.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- EmpfangstischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 4
- Lounge-SesselAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- LautsprecherboxenAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- USB-SticksAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 70
- BadgehalterAnz. 70
- StifteAnz. 20
- RegistrierungsschilderAnz. 2
- Roter Teppich
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Stilles Mineralwasser - 10 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Prosecco - 10 Flaschen
- Alkoholfreier Sekt - 4 Flaschen
- Bier - 60 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Baguettes - 8 Stück
- Miniwraps - 80 Stück
- Frischkäse - 2 Becher
- Hummus - 2 Behälter
- Junger Käse - 2 Kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 4 Gläser
- Kräuterbutter - 4 Becher
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Miniquiches - 100 Stück
- Falafelbällchen - 100 Stück
- Brownies - 80 Stück
- Mini-Fruchtkuchen - 80 Stück
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Salz - 1 Dose
- Pfeffer - 1 Dose
- Servietten - 200 Stück
- Papier-Kaffeebecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Reinigungsschwämme - 6 Stück
- Gummihandschuhe - 4 Paar
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens 0,75 Liter Wasser ein: etwa 0,5 Liter still und 0,25 Liter sprudelnd. Stelle zusätzlich eine Reserve von 10 Prozent bereit, besonders wenn der Termin länger als zwei Stunden dauert.
- Rechne beim Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde. Prüfe spätestens am Vortag, ob Wein- und Wassergläser sowie genügend Kaffeetassen, Teller, Gabeln, Messer und Löffel vorhanden sind.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und passende Adapter mindestens 24 Stunden vor der Vorführung gemeinsam mit der Filmdatei. Halte die Datei zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks bereit.
- Plane für jeden Pressevertreter eine Pressemappe und ein Namensschild plus 10 Prozent Reserve ein. Lege die Mappen am Anmeldetisch aus und drucke die Anwesenheitsliste spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass.
- Kühle Getränke mindestens vier Stunden vorher und stelle für Kaffee zwei bis drei Thermoskannen pro 50 Gäste bereit. Prüfe außerdem, ob die Kaffeemaschinen, der Wasserkocher, die Kühlboxen und die Verlängerungskabel am Veranstaltungsort tatsächlich nutzbar sind.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Pressevorstellung?
- Du brauchst Getränke, Gläser, Kaffeegeschirr, Cateringausstattung, Sitzmöbel und Präsentationstechnik. Für die Vorführung gehören außerdem Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Verbindung, Adapter, Lautsprecher und ein Backup der Filmdatei dazu.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Pressevorstellung?
- Plane pro Person mindestens 0,75 Liter Wasser und für die erste Stunde zwei bis drei Getränke ein. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und längere Gespräche abgedeckt sind.
- Wann muss ich die Technik für die Pressevorstellung testen?
- Teste die komplette Technik spätestens 24 Stunden vor dem Termin. Prüfe dabei nicht nur Bild und Ton, sondern auch HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Mikrofone und die Filmdatei auf dem vorgesehenen Laptop.
- Wie viele Pressemappen und Namensschilder soll ich vorbereiten?
- Bereite für jede bestätigte Anmeldung eine Pressemappe und ein Namensschild vor. Ergänze jeweils 10 Prozent Reserve und lege alles spätestens 30 Minuten vor dem Einlass am Anmeldetisch bereit.
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