Que faut-il prévoir pour une conférence de presse ?

Une conférence de presse demande surtout une préparation précise de l’accueil, de la projection et du service aux journalistes. Prévoyez les boissons, la vaisselle et le matériel technique en fonction du nombre de participants confirmés, avec une marge de 10 à 15 %. Les oublis les plus fréquents concernent les adaptateurs HDMI, les rallonges, les badges et les dossiers de presse. Cette liste vous aide à vérifier vos achats et le matériel à apporter avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Clés USBqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Poubellesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Stylosqté 20
Panneaux d’inscriptionqté 2
Tapis rouge

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 10 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Prosecco - 10 bouteilles
- Mousseux sans alcool - 4 bouteilles
- Bière - 60 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Baguettes - 8 pièces
- Mini-wraps - 80 pièces
- Fromage frais - 2 pots
- Houmous - 2 bacs
- Fromage jeune - 2 kilos
- Saumon fumé - 1 kilo
- Tartinades végétariennes - 4 pots
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Mélange de noix - 2 kilo
- Mini-quiches - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Mini-tartelettes aux fruits - 80 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 boîte
- Poivre - 1 boîte
- Serviettes - 200 pièces
- Gobelets à café en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Glaçons - 10 kilos
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges de nettoyage - 6 pièces
- Gants en caoutchouc - 4 paires

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Gardez les bouteilles et les boissons fraîches dans des glacières jusqu’au montage du buffet.
Comptez un verre à eau par participant, plus 10 % de réserve, et prévoyez au moins une tasse à café par personne attendue. Les tasses, cuillères et pinces de service sont souvent oubliées lorsqu’elles ne sont pas fournies par le traiteur.
Emportez au moins deux câbles HDMI et les adaptateurs correspondant aux ordinateurs des intervenants. Testez la vidéo et sa sauvegarde avant l’arrivée de la presse, idéalement le jour précédent.
Préparez un badge nominatif et un dossier de presse pour chaque journaliste inscrit, puis ajoutez 10 % d’exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute. Gardez aussi quelques clés USB si des fichiers doivent être remis sur place.
Réservez les chaises, tables d’accueil et tables de buffet selon le nombre confirmé, avec une marge d’environ 10 %. Installez la table d’enregistrement au moins 45 minutes avant l’ouverture afin de distribuer les badges et la liste de présence sans créer de file.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence de presse ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les invités non confirmés et les besoins de l’équipe.
Combien de dossiers de presse faut-il imprimer ?: Imprimez un dossier par journaliste inscrit et ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 40 journalistes, prévoyez donc au moins 44 dossiers.
Quel matériel prévoir pour une projection pendant une conférence de presse ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, deux câbles HDMI, les adaptateurs nécessaires, des enceintes et des multiprises. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement.
Quand installer l’accueil et les badges ?: Installez la table d’enregistrement et les badges au moins 45 minutes avant l’ouverture des portes. Gardez une dizaine de badges vierges ou environ 10 % du total pour les arrivées imprévues.

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