Zo organiseer je een personeelsdiner zonder last-minute stress

Begin een personeelsdiner niet met de boodschappen, maar met datum, budget en locatie. Daarna leg je de gastenlijst vast, verzamel je dieetwensen en bepaal je menu en aantallen. Plan leveringen en voorbereiding zo dat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, gerechten op temperatuur te brengen en de drankenbar klaar te zetten. Met een aparte personeelslijst, dieetlijst en duidelijke tafelschikking voorkom je de meeste fouten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en budget vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Menu en aantallen vastleggen
2 personen
7
Leveringen en boodschappen plannen
8
Tafelschikking bepalen
2 personen
9
Personeelslijst en dieetlijst maken
10
Bevestiging aan gasten sturen
11
Benodigdheden controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
15
Desserts voorbereiden
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
18
Tafels aankleden
3 personen
19
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
20
Buffet opbouwen
4 personen
21
Drankenbar inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Muziek en verlichting testen
2 personen
24
Gerechten op temperatuur brengen
3 personen
25
Dieetgerechten apart markeren
2 personen
26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Aperitief serveren
2 personen
28
Buffet openen
2 personen
29
Gerechten bijvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Dessert serveren
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Lege glazen en borden ophalen
2 personen
34
Laatste ronde aankondigen
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Restanten veilig verpakken
3 personen
37
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Materialen inventariseren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Drankentafel
Kledingstandaard

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 55
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudschalenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Stoffen servettenaantal 60
Naamkaartjesaantal 55
Menukaartenaantal 10
Bloemstukkenaantal 7
Tafeldecoratieaantal 7

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledkaarsenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 5
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging ruim vóór de uiterste aanmelddatum en vraag meteen naar dieetwensen. Stuur na verwerking van de reacties een bevestiging, zodat je later niet hoeft te gokken naar aantallen.
Maak uiterlijk een week vooraf één overzicht met personeelslijst, dieetlijst, menu en tafelschikking. Markeer dieetgerechten apart en controleer of naamkaartjes en menukaarten daarmee overeenkomen.
Plan boodschappen en leveringen op basis van het definitieve aantal gasten, niet op basis van de eerste uitnodigingen. Reserveer bovendien extra tijd voor het koelen van dranken en het voorbereiden van groenten, fruit en desserts.
Open de locatie vroeg genoeg om tafels, stoelen, tafelkleden, servies en bestek in één keer klaar te zetten. Test daarna muziek, verlichting, verlenghaspels en stekkerdozen voordat de gasten binnenkomen.
Zet de buffet- en drankentafel op voordat je de gerechten afwerkt. Plaats warmhoudschalen, opscheplepels, glazen en servetten logisch bij elkaar, zodat gasten niet door elkaar heen hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een personeelsdiner organiseren?: Leg datum, budget en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je minstens 2 weken hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een personeelsdiner?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie ongeveer 2 weken voor het diner. Bevestig de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen vooraf aan de keuken of degene die de boodschappen regelt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een personeelsdiner op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, aankleding, servies, buffet en drankenbar. Test muziek en verlichting vóór de laatste 30 minuten, zodat je dan alleen nog gerechten hoeft af te werken.
Wanneer doe je de boodschappen voor een personeelsdiner?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten bij voorkeur 1 dag vooraf. Koel de dranken tijdig en bereid groenten, fruit en desserts volgens een planning die ruimte laat voor onverwachte vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.