Cómo organizar una cena del personal sin improvisar

Organizar una cena del personal empieza mucho antes de preparar las mesas. Primero fija la fecha, el presupuesto y el lugar; después confirma asistentes, preferencias dietéticas y cantidades del menú. La semana del evento se centra en compras, entregas, bebidas y preparación de alimentos. El día de la cena, sigue un orden claro para montar mesas, buffet y barra, mantener los platos a temperatura y separar correctamente las opciones especiales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el presupuesto
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir el menú y las cantidades
2 personas
7
Planificar entregas y compras
8
Definir la disposición de las mesas
2 personas
9
Hacer la lista de personal y la lista de dietas
10
Enviar confirmación a los invitados
11
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
12
Hacer la compra
3 personas
13
Enfriar bebidas
2 personas
14
Preparar frutas y verduras
3 personas
15
Preparar los postres
2 personas

Evento

16
Abrir la ubicación
2 personas
17
Colocar mesas y sillas
4 personas
18
Preparar las mesas
3 personas
19
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
20
Montar el buffet
4 personas
21
Montar la barra de bebidas
2 personas
22
Colgar la decoración
2 personas
23
Probar la música y la iluminación
2 personas
24
Poner los platos a temperatura
3 personas
25
Marcar aparte los platos de dieta
2 personas
26
Recibir a los invitados
3 personas
27
Servir el aperitivo
2 personas
28
Abrir el buffet
2 personas
29
Rellenar platos
2 personas
30
Rellenar las bebidas
2 personas
31
Servir el postre
2 personas
32
Servir café y té
2 personas
33
Recoger vasos y platos vacíos
2 personas
34
Anunciar la última ronda
35
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

36
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
37
Recoger y separar la basura
3 personas
38
Lavar la vajilla
3 personas
39
Limpiar el lugar
4 personas
40
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
41
Inventariar materiales
2 personas
42
Devolver los objetos prestados
2 personas
43
Guardar las compras sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 7
Sillascant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de bebidas
Perchero

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 55
Cuchilloscant. 60
Tenedorescant. 60
Cucharascant. 60
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Bandejas térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Altavoz Bluetooth
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 4

Decoración

Mantelescant. 10
Servilletas de telacant. 60
Tarjetas de nombrecant. 55
Cartas del menúcant. 10
Arreglos floralescant. 7
Decoración de mesacant. 7

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Velas LEDcant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 5
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedor
Paños de limpieza reutilizablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con esa lista puedes calcular el menú, preparar tarjetas de nombre y evitar que una dieta quede sin alternativa.
Planifica el montaje hacia atrás desde la hora de llegada. Reserva al menos 2 horas para colocar mesas y sillas, preparar la vajilla, montar el buffet y probar la música y la iluminación.
Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, cuenta 2 o 3 bebidas por persona; después, calcula aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Enfría las bebidas con antelación y deja una nevera portátil de reserva.
Separa los platos de dieta antes de abrir el buffet y márcalos de forma visible. No los dejes junto a las bandejas comunes: prepara también utensilios de servir independientes para reducir confusiones.
Haz la compra y comprueba los suministros entre 2 y 3 días antes. Revisa especialmente platos, vasos, copas, cubiertos, cucharones, bandejas térmicas, regletas y enrollacables; son elementos fáciles de olvidar hasta el momento del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena del personal?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, presupuesto y lugar, y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y dietas 7 días antes; deja la compra principal para 2 o 3 días antes.
¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?: Incluye la pregunta en la invitación y fija un plazo de respuesta de al menos 7 días antes de la cena. Usa la lista final para definir cantidades, preparar platos separados y marcar las opciones de dieta.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una cena del personal?: Calcula unas 2 horas para un montaje completo: mesas, sillas, manteles, vajilla, buffet, barra de bebidas, decoración y pruebas técnicas. Añade 30 minutos si el lugar no está despejado o hay que trasladar mucho material.
¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona. Después, cuenta aproximadamente 1 bebida por persona y hora, y enfría una parte antes de abrir la barra para no tener que hacerlo durante la cena.

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