Organiser un dîner du personnel, étape par étape

Un dîner du personnel se prépare d’abord comme un petit projet : date, budget, lieu et nombre de participants doivent être fixés avant de choisir le menu. Les inscriptions servent ensuite à connaître les régimes alimentaires et à ajuster les quantités. La dernière semaine, vérifiez le matériel, les livraisons et la disposition de la salle. Le jour même, prévoyez plusieurs heures pour installer les tables, le buffet, les boissons et les plats chauds.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le budget
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Fixer le menu et les quantités
2 personnes
7
Planifier les livraisons et les courses
8
Définir la disposition des tables
2 personnes
9
Préparer la liste du personnel et la liste des régimes alimentaires
10
Envoyer la confirmation aux invités
11
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
15
Préparer les desserts
2 personnes

Événement

16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Dresser les tables
3 personnes
19
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
20
Monter le buffet
4 personnes
21
Installer le bar à boissons
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
24
Mettre les plats à température
3 personnes
25
Marquer séparément les plats diététiques
2 personnes
26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Servir l'apéritif
2 personnes
28
Ouvrir le buffet
2 personnes
29
Réapprovisionner les plats
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir le dessert
2 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Récupérer les verres et les assiettes vides
2 personnes
34
Annoncer le dernier tour
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
37
Collecter et trier les déchets
3 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Nettoyer le lieu
4 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Inventorier le matériel
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
43
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table de boissons
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 55
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Plats de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Serviettes en tissuqté 60
Badges nominatifsqté 55
Cartes de menuqté 10
Compositions floralesqté 7
Décoration de tableqté 7

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 5
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le budget et le lieu au moins 6 semaines à l’avance. Demandez une réponse aux invités avec une date limite claire, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 jours avant le dîner.
Ne commandez pas le menu avant d’avoir regroupé les inscriptions et les besoins alimentaires. Préparez une liste séparée des régimes et marquez clairement les plats concernés au buffet.
Comptez la vaisselle par personne, avec une petite marge : assiette de dîner, assiette à dessert, verre à eau, verre à vin et couverts. Vérifiez aussi les louches, planches de service, tables de buffet et plats de maintien au chaud.
Organisez les courses et les livraisons 2 à 3 jours avant l’événement. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les produits nécessitant le froid dans des glacières jusqu’au service.
Bloquez au moins 3 heures le jour même pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, dresser les tables, monter le buffet et tester la musique et l’éclairage. Placez le bar à boissons à distance du buffet pour éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner du personnel ?: Prévoyez idéalement 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions et de confirmer le menu avant les achats.
Quand demander les régimes alimentaires des invités ?: Demandez-les au moment de l’inscription, avec une date limite située 3 semaines avant le dîner. Faites une dernière vérification 7 jours avant pour éviter une modification tardive du menu.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 3 heures avec une équipe de deux à quatre personnes. Il faut installer les tables et les chaises, dresser la vaisselle, monter le buffet, préparer les boissons et tester l’éclairage.
Quand faire les courses pour un dîner du personnel ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant et les produits frais la veille ou le jour même selon les possibilités de livraison. Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant le début du dîner.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.