Mitarbeiteressen organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Buffet
Bei einem Mitarbeiteressen entscheidet die Reihenfolge: Erst legst du Datum, Budget und Location fest, dann klärst du Zusagen, Ernährungswünsche und Menü. Plane die Mengen erst, wenn die Anmeldungen weitgehend vorliegen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Tische, Buffet, Getränke und getrennt gekennzeichnete Diätgerichte. Die Checkliste auf dieser Seite führt dich durch alle Schritte, ohne dass du Ausstattung oder letzte Vorbereitungen übersiehst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Budget festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Menü und Mengen festlegen
2 Personen
- 7
Lieferungen und Einkäufe planen
- 8
Tischanordnung festlegen
2 Personen
- 9
Personalliste und Diätliste erstellen
- 10
Bestätigung an Gäste senden
- 11
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
3 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Gemüse und Obst vorbereiten
3 Personen
- 15
Desserts vorbereiten
2 Personen
Event
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Tische eindecken
3 Personen
- 19
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 20
Buffet aufbauen
4 Personen
- 21
Getränkebar einrichten
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 24
Gerichte auf Temperatur bringen
3 Personen
- 25
Diätgerichte separat kennzeichnen
2 Personen
- 26
Gäste empfangen
3 Personen
- 27
Aperitif servieren
2 Personen
- 28
Buffet eröffnen
2 Personen
- 29
Gerichte nachfüllen
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Dessert servieren
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 33
Leere Gläser und Teller einsammeln
2 Personen
- 34
Letzte Runde ankündigen
- 35
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Reste sicher verpacken
3 Personen
- 37
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Location reinigen
4 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 43
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 7
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- Getränketisch
- Kleiderständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 55
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierbretterAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- StoffserviettenAnz. 60
- NamensschilderAnz. 55
- SpeisekartenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 7
- TischdekorationAnz. 7
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- StumpenkerzenAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 5
- MessbecherAnz. 3
- AluminiumfolieAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Budget und Location mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen danach mit einer klaren Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen.
- Erfasse neben der Zusage auch Allergien, Unverträglichkeiten und vegetarische oder vegane Wünsche. Erstelle daraus eine separate Diätliste und gleiche sie spätestens 7 Tage vor dem Essen mit dem Menü ab.
- Plane Speisen und Getränke erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne beim ersten Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und berücksichtige zusätzliche alkoholfreie Optionen.
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Für Tische, Stühle, Tischdecken, Geschirr, Buffet- und Getränketisch sowie Dekoration vergeht meist mehr Zeit als erwartet.
- Kennzeichne Sondergerichte gut sichtbar und halte sie getrennt vom regulären Buffet. Teste außerdem Musik, Beleuchtung, Kaffeemaschinen und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mitarbeiteressen organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Budget, Datum und Location. Einladungen sollten etwa 4 bis 5 Wochen vorher verschickt werden, damit du Menü und Mengen nach den Rückmeldungen planen kannst.
- Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein Mitarbeiteressen?
- Plane die Speisemengen erst nach dem Anmeldeschluss und rechne pro Person mit einer kleinen Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent. Für die erste Stunde sind ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person sinnvoll, danach passt du die Menge an Dauer und Programm an.
- Wann sollte man Ernährungswünsche abfragen?
- Frage Allergien und Ernährungsformen direkt mit der Einladung ab und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 3 Wochen. Prüfe die Liste 7 Tage vorher erneut und kennzeichne die Sondergerichte am Buffet separat.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Mitarbeiteressen?
- Plane mindestens 3 Stunden zwischen dem Öffnen der Location und dem Beginn ein. Das reicht für Tische und Stühle, Eindecken, Buffet, Getränkebar, Dekoration sowie den Test von Musik, Beleuchtung und Kaffeemaschinen.
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