Checklist voor een goed georganiseerd personeelsdiner

Een personeelsdiner vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu kiezen. Je moet op tijd weten hoeveel collega’s komen, welke dieetwensen gelden en hoeveel servies, glazen en zitplaatsen nodig zijn. Begin met datum, budget en locatie en werk daarna toe naar de definitieve gastenlijst en bestelling. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opbouw: eerst tafels en techniek, daarna buffet en drankjes, en pas als laatste de warme gerechten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en budget vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Menu en aantallen vastleggen
2 personen
Leveringen en boodschappen plannen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Personeelslijst en dieetlijst maken
Bevestiging aan gasten sturen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
Desserts voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tafels aankleden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankenbar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Gerechten op temperatuur brengen
3 personen
Dieetgerechten apart markeren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aperitief serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Gerechten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lege glazen en borden ophalen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Drankentafel
Kledingstandaard

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 55
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudschalenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Stoffen servettenaantal 60
Naamkaartjesaantal 55
Menukaartenaantal 10
Bloemstukkenaantal 7
Tafeldecoratieaantal 7

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledkaarsenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 5
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk bij de RSVP uit en zet ze daarna op één aparte lijst. Markeer dieetgerechten zichtbaar, zodat bediening en gasten niet hoeven te gokken.
Maak de definitieve aantallen enkele dagen vooraf bekend aan keuken, cateraar of boodschappenverantwoordelijke. Tel per gast niet alleen een dinerbord, maar ook dessertbord, glazen, bestek en een koffiekopje.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor het openen van de locatie. Tafels, stoelen, tafelkleden, naamkaartjes en menukaarten kosten samen meer tijd dan alleen het buffet klaarzetten.
Koel dranken vóór de gasten arriveren en controleer of koelboxen, stekkerdozen en verlenghaspels beschikbaar zijn. Test de bluetoothspeaker en verlichting voordat het diner begint.
Zet warme gerechten pas vlak voor aanvang klaar en houd dieetgerechten apart. Leg opscheplepels en serveerplanken per gerecht klaar, zodat het buffet niet vastloopt bij de eerste ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een personeelsdiner organiseren?: Leg datum, budget en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het diner, zodat je menu en aantallen kunt bevestigen.
Wanneer vraag ik dieetwensen voor een personeelsdiner uit?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en geef gasten minimaal 10 dagen om te reageren. Maak de personeelslijst en dieetlijst uiterlijk 5 dagen vooraf definitief.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een personeelsdiner klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie en 30 minuten extra als je zelf groenten, fruit of desserts voorbereidt. Zet warme gerechten pas in het laatste halfuur op temperatuur.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een personeelsdiner?: Reken per aanwezige op minimaal één dinerbord, één dessertbord, één waterglas, één wijnglas, bestek en één koffiekopje. Leg daarnaast 10 procent extra klaar voor breuk, morsen of een tweede ronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.