Checklist pour organiser un dîner du personnel

Un dîner du personnel demande plus qu’un menu et une salle réservée. Cette checklist vous guide dans l’ordre, depuis la fixation de la date et du budget jusqu’à l’installation des tables, du buffet et du bar. Elle prévoit aussi les inscriptions, les régimes alimentaires, les quantités, les livraisons et le matériel souvent oublié. Gardez une personne responsable des confirmations et une autre de l’installation le jour même pour éviter les décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le budget
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer le menu et les quantités
2 personnes
Planifier les livraisons et les courses
Définir la disposition des tables
2 personnes
Préparer la liste du personnel et la liste des régimes alimentaires
Envoyer la confirmation aux invités
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
Préparer les desserts
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Mettre les plats à température
3 personnes
Marquer séparément les plats diététiques
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir l'apéritif
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les plats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Récupérer les verres et les assiettes vides
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table de boissons
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 55
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Plats de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Serviettes en tissuqté 60
Badges nominatifsqté 55
Cartes de menuqté 10
Compositions floralesqté 7
Décoration de tableqté 7

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 5
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le budget au moins 6 semaines à l’avance, puis réservez rapidement le lieu : les invitations ne doivent partir qu’une fois la capacité, les horaires et l’accès confirmés.
Demandez les besoins alimentaires avec l’inscription et relancez les absents 10 à 14 jours avant le dîner. Préparez ensuite une liste distincte pour les plats adaptés et marquez-les clairement sur le buffet.
Prévoyez les boissons séparément du repas : comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis vérifiez que les glacières, la table de boissons et les verres sont disponibles avant l’arrivée des invités.
Terminez les préparatifs culinaires qui peuvent attendre la veille : desserts, découpe des fruits et légumes, refroidissement des boissons et préparation des plats de service. Gardez les plats chauds pour le jour même afin de préserver leur température.
Accordez 90 à 120 minutes pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, dresser les tables, monter le buffet, tester la musique et régler l’éclairage. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises avant de brancher la machine à café ou les équipements chauffants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un dîner du personnel ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une échéance de réponse fixée environ 14 jours avant le dîner. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les quantités, les régimes alimentaires et la disposition des tables.
Combien de temps faut-il pour préparer la salle le jour du dîner ?: Prévoyez 90 à 120 minutes avec au moins deux personnes. Ce délai couvre l’installation du mobilier, le dressage, le buffet, le bar à boissons, la décoration et le test de la musique et de l’éclairage.
Quand confirmer le menu et les quantités ?: Finalisez le menu et les quantités 10 à 14 jours avant le dîner, après la clôture des inscriptions. Gardez une petite marge pour les portions, mais basez les achats sur le nombre confirmé et les besoins alimentaires recensés.
Que faut-il vérifier la veille d’un dîner du personnel ?: Vérifiez les boissons refroidies, les desserts, les plats adaptés, la vaisselle, les couverts, les nappes et les équipements électriques. Faites également une dernière vérification du plan de tables et de la liste des invités 24 heures avant l’ouverture du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.