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Mitarbeiteressen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Mitarbeiteressen wirkt entspannt, wenn die Entscheidungen früh feststehen und der Aufbau am Veranstaltungstag nicht improvisiert werden muss. Plane zuerst Datum, Budget und Location, danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und Menü. In den letzten Tagen geht es um Einkäufe, Lieferungen und die Bestätigung an die Gäste. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Ablauf für Tische, Buffet, Getränke, Beleuchtung und gekennzeichnete Diätgerichte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Budget festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Menü und Mengen festlegen

    2 Personen

  • Lieferungen und Einkäufe planen

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Personalliste und Diätliste erstellen

  • Bestätigung an Gäste senden

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkebar einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Gerichte auf Temperatur bringen

    3 Personen

  • Diätgerichte separat kennzeichnen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Aperitif servieren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Gerichte nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Leere Gläser und Teller einsammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 7
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • Getränketisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 55
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WarmhalteschalenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • StoffserviettenAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 55
  • SpeisekartenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 7
  • TischdekorationAnz. 7

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • StumpenkerzenAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 5
  • MessbecherAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und Kehrblech
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und führe daraus eine separate Diätliste. Kennzeichne Sondergerichte beim Buffet deutlich, damit niemand nachfragen oder raten muss.
  • Lege die Getränkemenge nicht erst beim Einkauf fest: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser von Beginn an sichtbar bereit.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Eintreffen der Gäste. Rechne für Tische, Stühle, Tischdecken, Geschirr, Buffet, Getränkebar und Dekoration mindestens 90 Minuten ein.
  • Prüfe Material und Technik spätestens am Vortag. Dazu gehören unter anderem Warmhalteschalen, Kaffeemaschinen, Kühlboxen, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
  • Stelle kalte Speisen und Desserts nicht zu früh auf das Buffet. Bringe warme Gerichte erst kurz vor dem Essen auf Temperatur und halte empfindliche Speisen gekühlt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Mitarbeiteressen planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Budget und Location. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Essen verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann soll man die Einladungen zum Mitarbeiteressen verschicken?
Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen, damit Menü, Mengen, Tischanordnung und Sonderkost geplant werden können.
Wie viel Essen und Getränke braucht man beim Mitarbeiteressen?
Plane die Menüportionen anhand der bestätigten Gästezahl und rechne bei Beilagen und Getränken mit etwa 10 Prozent Reserve. Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein praktikabler Richtwert.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Mitarbeiteressen?
Für einen Aufbau mit Tischen, Stühlen, gedeckten Plätzen, Buffet, Getränkebar und Dekoration solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Öffne die Location zusätzlich 30 Minuten früher, falls Lieferungen oder Technik verspätet eintreffen.

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