Personeelsavond organiseren: checklist van uitnodiging tot opruimen

Een personeelsavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een menu. Je moet op tijd weten wie komt, welke dieetwensen er zijn en of de ruimte plaats biedt aan buffet, drank en garderobe. Deze checklist geeft houvast vanaf de uitnodigingen tot het klaarzetten van tafels, stoelen, servies en techniek. Plan de laatste controles niet op de avond zelf: controleer materialen, toegang en apparatuur uiterlijk één dag eerder.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Muziek en apparatuur reserveren
Definitieve gastenlijst maken
Menu en dieetlijst maken
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
Tafelschikking bepalen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
Locatie en toegang bevestigen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet- en dranktafels plaatsen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Buffet uitserveren
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma toelichten
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet warm houden
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Afval wegbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Tafellinnenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Koffielepelsaantal 45
Eetbesteksetsaantal 50
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 45
Menukaartenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakspraysaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de avond. Dan heb je tijd om de definitieve gastenlijst, dieetlijst en tafelschikking te maken.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en geef de cateraar of keuken uiterlijk 7 dagen vooraf de definitieve aantallen. Houd vegetarische, allergene en andere speciale maaltijden apart herkenbaar.
Bevestig locatie, toegang, muziek en apparatuur uiterlijk 1 week vooraf. Controleer vooral of er genoeg stopcontacten, verlengsnoeren en stekkerdozen zijn voor luidsprekers, microfoon, koffiezetapparaten en waterkokers.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen, buffet- en dranktafels neer; dek daarna met tafellinnen, borden, bestek, glazen en servies.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid salades, dessert, brood en beleg op tijd voor. Zet warme gerechten pas vlak voor het eten in warmhoudbakken en houd serveerbestek per schaal klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een personeelsavond organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Leg het menu, de techniek en de materialen uiterlijk 2 weken vooraf vast en rond de gastenlijst 10 dagen voor de avond af.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een personeelsavond?: Reken voor een ruimte met tafels, buffet, drank en apparatuur op minimaal 2 uur opbouwtijd. Plan daarnaast 30 minuten voor een technische test van luidsprekers en draadloze microfoon.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een personeelsavond verzamelen?: Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging en sluit de registratie ongeveer 10 dagen vooraf. Deel de definitieve dieetlijst uiterlijk 7 dagen voor de personeelsavond met degene die het menu verzorgt.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een personeelsavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Zet daarnaast de hele avond waterkannen en waterglazen klaar; koel de eerste voorraad enkele uren vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.