Mitarbeiterabend organisieren: die komplette Checkliste
Ein Mitarbeiterabend braucht mehr als eine reservierte Location und ein Menü. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen, Sitzordnung und Programm festlegen und Technik sowie Mobiliar prüfen. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Getränke gekühlt, warme Speisen bereit und Namensschilder verteilt sind. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und den Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Location reservieren
Musik und Ausrüstung reservieren
Endgültige Gästeliste erstellen
Menü und Diätliste erstellen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
Tischanordnung festlegen
Programm drucken
Namensschilder erstellen
Ort und Zugang bestätigen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Dessert vorbereiten
2 Personen
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
Salate vorbereiten
3 Personen
Warme Gerichte vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet- und Getränketische aufstellen
2 Personen
Tische eindecken
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Namensschilder auslegen
Buffet ausgeben
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
Gäste empfangen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Programm vorstellen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet warm halten
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Dessert servieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen
Nachbereitung
Musik ausschalten
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Müll entsorgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- TischwäscheAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 50
- DesserttellerAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 45
- WassergläserAnz. 50
- WeingläserAnz. 50
- KaffeelöffelAnz. 45
- Essbesteck-SetsAnz. 50
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 45
- SpeisekartenAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- ReinigungsspraysAnz. 3
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Abend. So bleibt dir Zeit für die endgültige Gästeliste und die Abfrage von Ernährungswünschen.
- Bestätige Ort und Zugang spätestens 7 Tage vorher: Wer hat den Schlüssel, ab wann kannst du öffnen und wo werden Klapptische, Stühle und Buffetische angeliefert? Diese Details werden häufig erst am Veranstaltungstag geklärt.
- Plane Geschirr pro angemeldeter Person plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Berücksichtige dabei nicht nur Dinner-Teller, sondern auch Dessertteller, Kaffeetassen, Wasser- und Weingläser sowie vollständige Besteck-Sets.
- Bereite kalte Komponenten am Vortag vor und kaufe empfindliche Lebensmittel spätestens am Veranstaltungstag. Getränke sollten mindestens 3 Stunden vor Beginn in Kühlboxen oder Kühlschränken kaltgestellt werden.
- Lege für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische eindecken, Buffet- und Getränkestation einrichten, Mikrofon und Lautsprecher testen und Namensschilder auslegen dauert länger als das reine Aufstellen von Tischen und Stühlen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Mitarbeiterabend organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Einladungen. Die verbindliche Gästeliste sollte 10 bis 14 Tage vor dem Abend feststehen, damit Menü, Getränke und Sitzordnung angepasst werden können.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Mitarbeiterabend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und stelle bei einem mehrstündigen Abend mindestens 0,75 Liter Wasser pro Person bereit.
- Wann sollte das Menü für den Mitarbeiterabend feststehen?
- Lege das Menü spätestens 3 Wochen vorher fest und erfasse vegetarische, vegane sowie weitere Ernährungswünsche bis zum Ende der Anmeldefrist. Die endgültige Diätliste sollte 7 bis 10 Tage vorher an Küche oder Catering gehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Mitarbeiterabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Tischwäsche, Geschirr, Buffet, Getränke und Dekoration ein. Wenn Musik, Mikrofon oder Lautsprecher verwendet werden, solltest du zusätzlich 30 Minuten für den Techniktest einrechnen.
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