Soirée du personnel : la checklist pour ne rien oublier

Une soirée du personnel se prépare en plusieurs temps : les inscriptions, le lieu, le repas, puis l’installation le jour J. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des démarches sans oublier les détails qui prennent du temps, comme les régimes alimentaires, les badges ou le refroidissement des boissons. Prévoyez aussi les équipements de buffet, le café et les branchements avant l’arrivée des invités. Vous trouverez ici les tâches et le matériel à vérifier pour avancer étape par étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver la musique et le matériel
Établir la liste définitive des invités
Établir le menu et la liste des régimes
2 personnes
Établir la liste de courses
Définir la disposition des tables
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
Confirmer le lieu et l’accès
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer le dessert
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les plats chauds
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables du buffet et des boissons
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Servir le buffet
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter le programme
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Maintenir le buffet au chaud
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

Couper la musique
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Tasses à caféqté 45
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Cuillères à caféqté 45
Sets de couvertsqté 50
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Louchesqté 8
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 45
Cartes de menuqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sprays nettoyantsqté 3
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires suffisamment tôt pour établir une liste définitive des invités. Gardez une date limite claire, puis prévoyez quelques portions adaptées aux changements de dernière minute.
Réservez le lieu et la musique avant d’arrêter le menu. Confirmez ensuite l’accès, les horaires d’ouverture et la place disponible pour les tables, le buffet, les boissons et les portants.
Comptez la vaisselle par invité et ajoutez une marge d’environ 10 % pour les assiettes, verres, couverts et tasses. Vérifiez séparément les couverts de service, les plateaux, les louches et les planches à découper.
Commencez les préparations froides la veille lorsque c’est possible. Le jour J, gardez le temps pour refroidir les boissons, préparer les plats chauds et installer les tables avant l’arrivée du personnel.
Testez le micro, les haut-parleurs, les machines à café et les bouilloires avant l’ouverture. Prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires, puis faites un essai complet du matériel au moins 1 heure avant le début.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée du personnel ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les invités, le menu et les régimes alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée du personnel ?: Prévoyez au moins 2 heures pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, dresser le buffet et tester le matériel. Ajoutez 30 minutes si la salle doit aussi être décorée ou si les branchements sont complexes.
Quand préparer les boissons et le buffet ?: Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début, et si possible dès la veille pour les grandes quantités. Préparez les salades, garnitures et desserts à l’avance, puis terminez les plats chauds le jour même.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une soirée du personnel ?: Prévoyez au minimum une assiette, un verre et un set de couverts par invité, avec environ 10 % de réserve. Pour un repas avec dessert et café, ajoutez les assiettes à dessert, les tasses et les cuillères correspondantes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.