Boodschappenlijst voor een persconferentie

Voor een persconferentie heb je meer nodig dan een tafel met microfoons. Denk aan techniek voor beeld en geluid, een duidelijke ontvangst, persmateriaal en catering voor sprekers en aanwezige journalisten. Stem de aantallen af op het aantal bevestigde gasten en reserveer voor techniek minimaal één set reservekabels en adapters. Controleer alles uiterlijk de dag ervoor en laad opnameapparatuur, laptop en powerbanks volledig op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Spreekstoel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Fotocamera'saantal 2
Videocamera
Statiefaantal 3
Opnamekaartenaantal 3
USB-sticksaantal 5
Laserpointer
Presentatieklikker

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Lanyardsaantal 100
Aanwezigheidsformulierenaantal 100
Balpennenaantal 30
Clipboardmappenaantal 6

Communicatie

Persmappenaantal 100
A4-printpapieraantal 2
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 20

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 30 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Appelsap - 8 liter
- Alcoholvrije wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Toast - 12 pakken
- Stokbrood - 15 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Vegetarische spread - 2 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Bleekselderij - 3 stronken
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Meloenen - 4 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Gemengde noten - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Koffiekoeken - 100 stuks
- Mini-croissants - 100 stuks
- Mini-sandwiches - 180 stuks
- Vegetarische sandwiches - 60 stuks
- Vegan sandwiches - 30 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Cocktailsaus - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 potje
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Handzeep - 4 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Keukenfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Diepvrieszakjes - 1 doos

Tips

Neem per aanwezige journalist één persmap, badge en naamkaartje mee, plus minimaal 10% extra voor last-minute aanmeldingen. Zet het persbericht en aanvullende bestanden ook op USB-sticks of digitaal klaar.
Plan per spreker één draadloze microfoon en houd minstens één reserve-exemplaar beschikbaar. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers en opnamekaarten uiterlijk 24 uur vooraf op de locatie.
Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per persoon bij een bijeenkomst van maximaal 2 uur. Zet daarnaast per gast minimaal 2 waterglazen klaar en bestel catering op basis van het definitieve aantal plus 10% reserve.
Neem voor elke laptopaansluiting de juiste HDMI-adapter mee en pak minimaal 2 HDMI-kabels, 2 verlengsnoeren en 2 stekkerdozen in. Controleer vooraf of de beamer en het projectiescherm op de zaalopstelling passen.
Maak voor de ontvangst één aanwezigheidslijst op papier en één digitale back-up. Leg badges, naamkaartjes, pennen en het draaiboek ten minste 30 minuten voor de start klaar bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een persconferentie van 2 uur?: Reken per gast op een stoel, waterglas en één persmap of digitaal alternatief. Voor techniek heb je minimaal een microfoon per spreker, een presentatielaptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en adapters nodig. Voor koffie en thee kun je 2 kopjes per persoon aanhouden.
Hoeveel persmappen moet ik bestellen voor een persconferentie?: Maak één persmap per bevestigde journalist of genodigde en bestel 10% extra. Bij 30 verwachte aanwezigen kom je dus uit op 33 mappen. Leg de extra exemplaren apart bij de ontvangst voor late aanmeldingen.
Wanneer moet ik de techniek voor een persconferentie regelen?: Leg de technische benodigdheden minimaal 7 dagen vooraf vast en test alles uiterlijk 24 uur voor aanvang. Laad laptop, camera's, opnamekaarten en powerbanks de avond ervoor op. Neem reservekabels, adapters en een extra microfoon mee.
Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een persconferentie?: Voor een programma van maximaal 2 uur reken je op 2 kopjes koffie of thee en 2 glazen water per persoon. Bestel hapjes of lunch voor het definitieve aantal aanwezigen plus 10% reserve. Verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf in de bestelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.