Qué necesitas comprar para una conferencia de prensa

Organizar una conferencia de prensa exige más que reservar una sala y confirmar a los ponentes. Necesitas preparar el espacio para las declaraciones, facilitar el trabajo de periodistas y comprobar que el equipo funciona antes de que lleguen los asistentes. Esta lista reúne el material de mobiliario, sonido, proyección, acreditación, documentación y servicio que conviene comprar o llevar. Úsala junto con el plan de tareas para detectar con tiempo lo que suele faltar el día del evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 10
Mesa del escenario
Atril
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Cámaras fotográficascant. 2
Videocámara
Trípodecant. 3
Tarjetas de acreditacióncant. 3
Memorias USBcant. 5
Puntero láser
Clic de presentación

Registro

Tarjetas de nombrecant. 100
Portabadgescant. 100
Lanyardscant. 100
Formularios de asistenciacant. 100
Bolígrafoscant. 30
Carpetas portapapelescant. 6

Comunicación

Carpetas de prensacant. 100
Papel de impresión A4cant. 2
Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Paneles de señalizacióncant. 8
Pegatinas de flechascant. 20

Decoración

Lona de fondo
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 12
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras
- Granos de café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 30 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de naranja - 12 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Vino sin alcohol - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Tostadas - 12 paquetes
- Baguette - 15 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Crema vegetariana para untar - 2 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Apio en rama - 3 cabezas
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Melones - 4 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Pastas de café - 100 unidades
- Mini croissants - 100 unidades
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Sándwiches vegetarianos - 60 unidades
- Sándwiches veganos - 30 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa cocktail - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Film transparente de cocina - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Bolsitas para congelación - 1 caja

Consejos

Calcula las sillas según las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen. Reserva también una mesa de escenario, un atril y percheros si los asistentes llevarán abrigos.
Prueba el sonido y la presentación al menos 60 minutos antes. Lleva micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas compatibles.
Prepara una acreditación por periodista inscrito y algunas unidades adicionales, por ejemplo 5 para altas de última hora. Guarda también el material de prensa en digital en memorias USB y en el portátil.
Para cada asistente, calcula un vaso para agua y, si hay servicio de comida, un plato, tenedor, cuchillo y cuchara. En una pausa de café, prevé una taza por persona y comprueba que las bebidas estén frías antes de abrir la sala.
No dejes las baterías externas, las tarjetas de memoria y el trípode para el último momento. Comprueba la carga de cámaras y videocámara, libera espacio de almacenamiento y coloca el equipo de fotografía y vídeo desde una hora antes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de prensa?: Calcula una silla por inscripción confirmada y añade un margen del 10 %. Si esperas 80 periodistas, prepara al menos 88 sillas para cubrir altas de última hora o cambios de distribución.
¿Qué equipo técnico hace falta para una conferencia de prensa?: Como mínimo, prepara micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas. Haz una prueba completa 60 minutos antes del inicio.
¿Cuántas acreditaciones y memorias USB debo preparar?: Prepara una tarjeta de acreditación por periodista inscrito y añade entre 5 y 10 unidades extra. Las memorias USB deben contener el dossier, la presentación y el comunicado de prensa en PDF antes de abrir la acreditación.
¿Cuándo debo preparar las bebidas y la vajilla?: Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes de la conferencia, según el espacio disponible. Coloca tazas, vasos, copas, platos y cubiertos al menos 30 minutos antes de recibir a la prensa.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.