Conférence de presse : la liste de courses complète

Une conférence de presse demande plus que des chaises et un pupitre. Il faut prévoir l’accueil des journalistes, la prise de parole, les interviews, la projection et le partage des documents après la séance. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter. Utilisez le nombre de participants inscrits pour ajuster les quantités, puis gardez une marge pour les invités non confirmés et les besoins de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de scène
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Appareils photoqté 2
Caméra vidéo
Trépiedqté 3
Cartes d'enregistrementqté 3
Clés USBqté 5
Pointeur laser
Cliqueur de présentation

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Lanyardsqté 100
Formulaires de présenceqté 100
Stylos à billeqté 30
Chemises à pinceqté 6

Communication

Dossiers de presseqté 100
Papier d'impression A4qté 2
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Autocollants flèchesqté 20

Décoration

Bâche de fond
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 12
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 30 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus d'orange - 12 litres
- Jus de pomme - 8 litres
- Vin sans alcool - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Toast - 12 paquets
- Baguette - 15 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 2 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Céleri branche - 3 pieds
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Melons - 4 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Petits pains au café - 100 pièces
- Mini-croissants - 100 pièces
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Sandwichs végétariens - 60 pièces
- Sandwichs vegan - 30 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Sachets de congélation - 1 boîte

Conseils

Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus 10 % de marge. Ajoutez une table d’accueil pour les badges, la liste de présence et les dossiers de presse.
Pour le son, comptez un microphone par intervenant assis ou debout, avec au moins un microphone sans fil de secours. Testez la table de mixage, les haut-parleurs et chaque câble avant l’arrivée de la presse.
Préparez la projection avec un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, deux câbles HDMI et les adaptateurs nécessaires. Un second adaptateur et une rallonge évitent de bloquer la présentation à cause d’une connectique incompatible.
Prévoyez une clé USB contenant le communiqué, la présentation et les visuels, en plus du partage numérique. Pour les interviews, rechargez les appareils photo, la caméra vidéo et les batteries externes la veille, puis vérifiez les cartes d’enregistrement.
Pour le catering, calculez environ deux boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Commandez les quantités au plus tard 3 à 5 jours avant la conférence et confirmez les besoins alimentaires 48 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence de presse ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 50 participants, préparez donc 55 chaises afin de couvrir les invités ajoutés et les changements de dernière minute.
Quel matériel faut-il pour sonoriser une conférence de presse ?: Prévoyez un microphone par intervenant, un microphone de secours, des pieds de micro, une table de mixage et des haut-parleurs. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.
Combien de temps à l’avance faut-il préparer les dossiers de presse ?: Finalisez les dossiers de presse et le communiqué au moins 48 heures avant l’événement. Gardez quelques exemplaires vierges ou supplémentaires pour les journalistes qui s’inscrivent tardivement.
Quand acheter les boissons et commander le catering ?: Passez la commande 3 à 5 jours avant la conférence, puis confirmez le nombre de convives et les régimes alimentaires 48 heures avant. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez la livraison le matin même.

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