Persbijeenkomst organiseren: checklist en planning
Een persbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en een spreker. Je moet de perslijst bijwerken, aanmeldingen en dieetwensen verwerken en zorgen dat programma, persvragen en briefing op elkaar aansluiten. Op de dag zelf bepalen registratie, techniek en een duidelijke presentatieruimte of journalisten snel kunnen werken. Deze checklist helpt je om de 49 taken in de juiste volgorde af te handelen en de 48 benodigde spullen op tijd klaar te zetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Perslijst actualiseren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering aan genodigden sturen
Dieetwensen verzamelen
Persvragen inventariseren
2 personen
Sprekersbriefing voorbereiden
Persmappen samenstellen
3 personen
Naamkaartjes printen
Aanwezigheidslijst printen
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Persmappen klaarleggen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Presentatieapparatuur testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
Team bij de ontvangst briefen
3 personen
Event
Gasten registreren
3 personen
Persmappen uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentatie begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Perscontacten noteren
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afscheid en persmappen meegeven
2 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Persinformatie digitaal nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafel
- Buffettafelsaantal 4
- Bistrotafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Spreektafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 60
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 2
- Presentatieklikker
- Powerbanksaantal 3
Decoratie
- Bedrukte achterwand
- Tafelkleedjesaantal 12
- Naambadgehoudersaantal 60
- Naambadgeclipsaantal 60
- Tafeldecoratiesaantal 8
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Ledlichtslingersaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Karaffenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Poetsdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf de perslijst bij en verstuur de uitnodigingen met datum, locatie, aanvangstijd en verwachte eindtijd. Zo houd je tijd over om afmeldingen en ontbrekende reacties na te bellen.
- Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering en sluit de inventarisatie van dieetwensen af. Maak daarna de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en persmappen op basis van de definitieve aanmeldingen.
- Plan 60 tot 90 minuten voor aanvang voor opbouw en controle. Richt eerst de registratietafel en presentatieruimte in en test daarna laptop, beamer, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker.
- Leg persmappen, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst bij de ingang klaar voordat de eerste gast arriveert. Zet waterglazen en koffie klaar en controleer of buffettafels, stoelen en de spreektafel logisch staan ten opzichte van het scherm.
- Reserveer na afloop minimaal 30 minuten om gebruikte spullen te verzamelen en de locatie schoon achter te laten. Controleer ook of presentatiemateriaal, powerbanks, kabels en eventuele vragen van journalisten zijn meegenomen of opgevolgd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een persbijeenkomst organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je nog tijd hebt voor herinneringen en aanmeldingen.
- Wanneer stuur ik een herinnering voor een persbijeenkomst?
- Stuur de eerste herinnering 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst. Controleer uiterlijk 24 uur vooraf de laatste aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve aanwezigheidslijst.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een persbijeenkomst?
- Plan 60 tot 90 minuten voor de opbouw en technische test. Reserveer daarnaast 15 tot 20 minuten voor een laatste controle van microfoons, presentatie, bewegwijzering en registratie.
- Wat moet ik klaarleggen bij de registratie van een persbijeenkomst?
- Leg minimaal de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, naambadgehouders en -clips en de persmappen klaar. Zet de registratietafel 30 minuten voor aanvang volledig gereed, zodat je de eerste gasten direct kunt ontvangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!