Checklist para organizar una rueda de prensa
Una rueda de prensa necesita más que una sala y varios micrófonos. Hay que coordinar invitaciones, inscripciones, preguntas de periodistas, ponentes, carpetas de prensa y una recepción que funcione desde el primer minuto. Esta checklist te ayuda a ordenar las 49 tareas del plan y a comprobar los 48 artículos necesarios, desde las mesas y sillas hasta el proyector, los cables y el catering. Reserva tiempo para las pruebas técnicas y para resolver cambios de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Actualizar la lista de prensa
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Enviar un recordatorio a los invitados
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar las preguntas de prensa
2 personas
Preparar la sesión informativa de los ponentes
Preparar carpetas de prensa
3 personas
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir la lista de asistencia
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar iluminación y señalización
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
Informar al equipo en la recepción
3 personas
Evento
Registrar a los invitados
3 personas
Distribuir carpetas de prensa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Recoger preguntas del público
Anotar los contactos de prensa
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Entregar despedida y carpetas de prensa
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar información de prensa por vía digital
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas bistrocant. 8
- Sillascant. 55
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 60
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 60
- Cucharascant. 60
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables HDMIcant. 2
- Clic de presentación
- Baterías externascant. 3
Decoración
- Fondo impreso
- Manteles individualescant. 12
- Portanombrescant. 60
- Sujetadores para acreditacionescant. 60
- Decoraciones de mesacant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarrascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el programa al menos 3 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el horario esté definido y deja un recordatorio entre 48 y 72 horas antes del acto.
- Actualiza la lista de prensa antes de invitar y fija una fecha límite de inscripción. Recopila las preguntas de los periodistas con al menos 24 horas de antelación para preparar mejor a los ponentes.
- Prepara una carpeta de prensa por periodista confirmado y ten al menos un 10 % adicional para asistentes no previstos. Imprime también la lista de asistencia y las etiquetas con nombres antes de abrir la recepción.
- Haz el pedido de catering según las inscripciones y confirma las preferencias dietéticas 3 días antes. Enfría las bebidas con suficiente antelación y coloca vasos de agua, café, platos y cubiertos donde no bloqueen la entrada.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y los cables HDMI el mismo día, al menos 2 horas antes. Lleva baterías externas, regletas y cables alargadores para evitar interrupciones durante las preguntas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una rueda de prensa?
- Empieza a organizarla al menos 3 semanas antes para confirmar la fecha, la ubicación, el programa y la lista de prensa. Deja los últimos 2 días para confirmar asistentes, dietas y preguntas.
- ¿Cuándo se envían las invitaciones para una rueda de prensa?
- Envíalas cuando el programa y el horario estén cerrados, idealmente entre 2 y 3 semanas antes. Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes con la ubicación y la hora de llegada.
- ¿Cuántas carpetas de prensa hay que preparar?
- Prepara una carpeta por periodista confirmado y añade un 10 % extra, redondeando hacia arriba. Así tendrás material para inscripciones tardías o acompañantes sin imprimir demasiadas copias.
- ¿Cuánto antes hay que probar el equipo de una rueda de prensa?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada de la prensa. Comprueba por separado el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, el portátil, los cables HDMI y las regletas.
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