Checklist pour organiser une conférence de presse

Une conférence de presse réussie repose sur un déroulé précis et des vérifications faites à temps. Cette checklist couvre la préparation des invités, le briefing des intervenants, les dossiers de presse, l’accueil et les tests techniques. Elle t’aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges, les microphones ou les câbles. Suis les étapes dans l’ordre, puis garde la liste avec toi le jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Mettre à jour la liste de presse
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel aux invités
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les questions de la presse
2 personnes
Préparer le briefing des intervenants
Composer les dossiers de presse
3 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage et la signalisation
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Briefer l'équipe à l'accueil
3 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les dossiers de presse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Noter les contacts presse
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Remettre les cadeaux d’adieu et les dossiers de presse
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Renvoyer les informations presse par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables de buffetqté 4
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 55
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 3

Décoration

Fond de scène imprimé
Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 60
Pinces pour badges nominatifsqté 60
Décorations de tableqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Carafesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu dès le début, puis établis le programme avec des horaires précis pour l’accueil, les prises de parole et les questions de la presse. Un planning détaillé permet aussi aux intervenants de préparer leurs réponses.
Mets à jour la liste de presse avant l’envoi des invitations et prévois un rappel quelques jours avant la conférence. Traite rapidement les inscriptions afin d’imprimer la liste de présence et les badges nominatifs avec les bons noms.
Prépare les dossiers de presse avant le jour J et imprime quelques exemplaires supplémentaires pour les journalistes qui se présentent sans inscription. Regroupe aussi les questions reçues à l’avance dans le briefing des intervenants.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les câbles HDMI avant l’arrivée des invités. Vérifie chaque rallonge, multiprise et batterie externe, car un adaptateur ou une batterie manquante peut retarder toute la présentation.
Installe la table d’inscription, l’espace de présentation et le buffet avant l’ouverture des portes. Refroidis les boissons et prépare les en-cas suffisamment tôt pour pouvoir encore corriger la disposition des tables, des chaises ou de la signalisation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence de presse ?: Envoie les invitations environ 10 à 15 jours avant la conférence, puis un rappel 2 à 3 jours avant. Ce délai laisse aux journalistes le temps de confirmer leur présence et de transmettre leurs questions ou besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer une conférence de presse ?: Prévois au moins 2 à 3 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et la signalisation. Ajoute 30 à 45 minutes pour tester le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs et la présentation complète.
Combien d’exemplaires du dossier de presse faut-il imprimer ?: Prépare un exemplaire par journaliste inscrit et ajoute environ 10 % d’exemplaires de réserve. Pour 30 journalistes confirmés, imprime donc 33 dossiers afin de couvrir les inscriptions tardives ou les documents abîmés.
Quand préparer les badges et la liste de présence ?: Imprime les badges nominatifs et la liste de présence après la clôture principale des inscriptions, idéalement la veille. Garde une solution pour ajouter 5 à 10 noms le jour même, car des journalistes peuvent arriver sans confirmation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.