Pressekonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Aktualisiere die Pressemeldungen und verschicke Einladungen frühzeitig. Sende angemeldeten Personen spätestens 24 bis 48 Stunden vor Beginn eine Erinnerung und erfasse Presseanfragen sowie Ernährungswünsche separat.
• Lege für jede sprechende Person ein kurzes Briefing mit Reihenfolge, Redezeit und erwarteten Fragen an. Plane außerdem einen Ansprechpartner ein, der am Empfang spontan verspätete Gäste und Medienanfragen übernimmt.
• Teste Präsentation, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker nicht erst beim Einlass. Prüfe die Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn und teste jedes Funkmikrofon mit angeschlossenen Lautsprechern.
• Richte den Registrierungstisch vor dem Einlass mit Anwesenheitsliste, Namensschildern und Pressemappen ein. Lege die Mappen alphabetisch oder nach Anmeldeliste aus, damit die Ausgabe pro Person nur wenige Sekunden dauert.
• Bestelle das Catering nach bestätigten Anmeldungen und halte Getränke gekühlt bereit. Rechne für den ersten Empfang etwa zwei bis drei Getränke pro Person sowie zusätzlich Kaffee, Tassen, Gläser, Teller und Servierbesteck ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Pressekonferenz einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Schicke angemeldeten Medienvertretern 24 bis 48 Stunden vorher eine Erinnerung und bearbeite Zu- und Absagen bis zum Veranstaltungstag.

Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Tag der Pressekonferenz?

Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Kontrolle ein. Tische, Stühle, Empfang, Beschilderung und Pressemappen sollten 60 Minuten vor Beginn bereitstehen; die Technik testest du anschließend noch einmal vollständig.

Wie viele Pressemappen braucht man für eine Pressekonferenz?

Bereite eine Mappe pro bestätigter Anmeldung plus etwa 10 Prozent Reserve vor. Bei 30 angemeldeten Gästen sind das beispielsweise 33 Mappen, damit auch spontane Teilnehmer versorgt sind.

Wie viel Catering braucht man für eine Pressekonferenz?

Für einen Empfang von etwa einer Stunde kalkulierst du zwei bis drei Getränke pro Person. Ergänze Wasser, Kaffee und kleine Snacks; bestelle bei den Speisen einige Portionen ohne die gemeldeten Allergene oder Ernährungswünsche.

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