Wat heb je nodig voor een persbijeenkomst?

Voor een persbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Richt de registratie in met naamkaartjes en een aanwezigheidslijst, leg persmappen klaar en test laptop, beamer, microfoons en kabels vóór binnenkomst van de pers. Stem servies en catering af op het aantal genodigden en houd rekening met dieetwensen. Met deze boodschappenlijst zie je ook welke kleine onderdelen vaak pas op het laatste moment worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafel
Buffettafelsaantal 4
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Spreektafel
Krukkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 60
Vorkenaantal 80
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Bedrukte achterwand
Tafelkleedjesaantal 12
Naambadgehoudersaantal 60
Naambadgeclipsaantal 60
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtslingersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Karaffenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Poetsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Toastjes - 8 pakken
- Stokbroden - 10 stuks
- Volkorenbrood - 5 broden
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Vegetarische spread - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Zongedroogde tomaten - 500 gram
- Kruidenboter - 6 bakjes
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 300 stuks
- Papieren rietjes - 100 stuks
- Koffiefilters - 100 stuks
- IJsblokjes - 10 kilo
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Afvalzakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handdoekpapier - 4 pakken
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende doekjes - 3 pakken
- Handdesinfectiegel - 4 flessen

Tips

Leg per genodigde één persmap en één naamkaartje klaar, plus minstens 5 extra naamkaartjes voor onverwachte aanwezigen of spelfouten.
Test de presentatieapparatuur minimaal 60 minuten voor aanvang met de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels en de presentatieklikker. Neem 2 extra HDMI-kabels mee als reserve.
Voorzie per aanwezige minstens 2 waterglazen en reken voor een programma van 2 uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koel de dranken uiterlijk 2 uur vooraf.
Zet bij de catering minstens 10 procent extra hapjes klaar ten opzichte van het bevestigde aantal gasten. Label dieetopties afzonderlijk en gebruik apart serveerbestek.
Leg bij de registratie een aanwezigheidslijst, naamkaarthouders en clips klaar en houd 2 werkende pennen achter de hand. Plaats bewegwijzering en de bedrukte achterwand vóór de eerste gast arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoeveel persmappen heb ik nodig voor een persbijeenkomst?: Maak één persmap per bevestigde journalist of genodigde en voeg 10 procent reserve toe. Bij 30 aanmeldingen leg je dus 33 persmappen klaar.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een persbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor 25 aanwezigen en een bijeenkomst van 2 uur zijn dat circa 75 drankjes, naast water.
Wanneer moet ik de techniek voor een persbijeenkomst testen?: Test laptop, beamer, microfoons, luidsprekers en kabels minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer de presentatie daarna nog één keer vanaf de plek van de spreker.
Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een persbijeenkomst?: Print één naamkaartje per bevestigde aanwezige en minimaal 5 extra blanco kaartjes. Bij 30 bevestigingen print je dus minstens 35 kaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.