Qué necesitas para organizar una rueda de prensa

Una rueda de prensa necesita más que una mesa para los ponentes y un micrófono. La lista reúne el mobiliario, la vajilla, los equipos de presentación y los materiales para recibir a periodistas y preparar las carpetas de prensa. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade un margen del 10 % para vasos, acreditaciones y material impreso. Haz la compra y las comprobaciones técnicas con al menos 24 horas de antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 55
Mesa de oradores
Taburetescant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 60
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 60
Cucharascant. 60
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2
Clic de presentación
Baterías externascant. 3

Decoración

Fondo impreso
Manteles individualescant. 12
Portanombrescant. 60
Sujetadores para acreditacionescant. 60
Decoraciones de mesacant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Jarrascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Cubo de limpiezacant. 2
Fregonacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Tostadas - 8 paquetes
- Barras de pan - 10 unidades
- Pan integral - 5 panes
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Crema vegetariana para untar - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Aceitunas - 1 kilo
- Tomates secos - 500 gramos
- Mantequilla de hierbas - 6 envases
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Papel toalla - 4 paquetes
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 3 paquetes
- Gel desinfectante de manos - 4 botellas

Consejos

Prepara un vaso de agua por persona y añade un 10 % extra; para una rueda de prensa de 30 asistentes, lleva al menos 33 vasos y suficiente agua para toda la sesión.
Reserva una silla para cada periodista inscrito y deja entre 2 y 4 plazas libres para incorporaciones de última hora. La mesa de recepción debe estar lista al menos 30 minutos antes de la llegada.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los cables HDMI la víspera. Lleva regletas, alargadores y baterías externas: suelen olvidarse y no se pueden sustituir fácilmente en el momento.
Prepara una carpeta de prensa por periodista confirmado más un 10 % adicional. Ten también etiquetas, portanombres y sujetadores para acreditaciones ordenados en la mesa de registro.
Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y coloca los aperitivos justo antes de abrir la sala. Si hay café, vino o postre, comprueba que tienes tazas, copas, platos y cubiertos de servicio suficientes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para una rueda de prensa?: Calcula dos bebidas por persona para una sesión de hasta dos horas y añade un 10 % de reserva. Para 30 asistentes, prepara al menos 66 bebidas, además de agua para la mesa de los ponentes.
¿Cuántas carpetas de prensa debo preparar?: Prepara una carpeta por periodista confirmado y añade un 10 % extra. Si esperas 25 periodistas, lleva 28 carpetas para cubrir altas de última hora o material dañado.
¿Cuándo debo probar el equipo de una rueda de prensa?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Comprueba especialmente los micrófonos, el sonido, el proyector, el HDMI y las baterías externas.
¿Cuántas sillas necesito para una rueda de prensa?: Calcula una silla por asistente confirmado y reserva entre 2 y 4 plazas adicionales. Para 30 personas, prepara entre 32 y 34 sillas, según el espacio disponible y las confirmaciones pendientes.

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