Que faut-il prévoir pour une conférence de presse ?

Une conférence de presse demande plus que des dossiers imprimés et un micro. Il faut organiser l’accueil, les places assises, la présentation, les boissons et le matériel audiovisuel sans laisser de détail au dernier moment. Prévoyez notamment un ordinateur, un vidéoprojecteur, un écran, des microphones, des rallonges et des multiprises. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les câbles, les batteries externes et la vaisselle du buffet.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables de buffetqté 4
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 55
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 3

Décoration

Fond de scène imprimé
Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 60
Pinces pour badges nominatifsqté 60
Décorations de tableqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Carafesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Toast - 8 paquets
- Baguettes - 10 pièces
- Pain complet - 5 pains
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 1 kilo
- Tomates séchées au soleil - 500 grammes
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Glaçons - 10 kilos
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 4 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un badge nominatif pour chaque personne inscrite, puis imprimez 5 à 10 badges vierges pour les arrivées non prévues. Gardez-les à la table d’inscription avec des pinces ou des supports.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et le cliqueur au moins 2 heures avant l’arrivée de la presse. Prenez au minimum 2 rallonges et 2 multiprises si la salle est grande ou si plusieurs appareils doivent être branchés.
Pour les boissons, comptez 2 à 3 verres par personne sur la durée de la conférence, en prévoyant au moins un verre à eau par invité. Refroidissez les boissons avant l’installation du buffet, pas au moment de l’accueil.
Préparez un dossier de presse pour chaque journaliste confirmé et ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Les questions reçues à l’avance et le briefing des intervenants doivent être accessibles avant le début de la présentation.
Réservez une table distincte pour l’inscription et une autre pour le buffet. Installez les tables, les chaises, l’éclairage et la signalisation au moins 60 minutes avant le début afin de garder du temps pour corriger un problème technique.

Questions fréquentes

Combien de dossiers de presse faut-il imprimer ?: Imprimez un dossier par journaliste confirmé, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires de réserve. Pour 30 inscrits, prévoyez donc 33 dossiers, voire quelques copies supplémentaires si la liste de presse est incertaine.
Quel matériel prévoir pour une présentation lors d’une conférence de presse ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, un cliqueur, des câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Testez tout au moins 2 heures avant l’arrivée des invités et gardez une batterie externe à portée de main.
Combien de microphones faut-il pour une conférence de presse ?: Prévoyez au moins un microphone sans fil pour chaque intervenant qui doit parler simultanément, plus un microphone pour les questions de la salle. Pour 3 intervenants et une session de questions, comptez généralement 4 microphones.
Quand installer la salle pour une conférence de presse ?: Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil, et prévoyez 2 heures si le matériel audiovisuel ou l’éclairage doit être monté. Les boissons peuvent être refroidies plus tôt, tandis que les en-cas se préparent juste avant l’ouverture du buffet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.