Zo organiseer je een performanceavond

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna per artiest de optreedtijd, technische wensen en begeleider, zodat je podium, geluid en licht op elkaar kunt afstemmen. Regel uitnodigingen en aanmeldingen vroeg genoeg om de publieksopstelling en catering te berekenen. In de laatste week werk je het draaiboek en technische schema af en controleer je of alle gehuurde materialen, van speakers tot stoelen, daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Optredende artiesten benaderen
2 personen
3
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Technische wensen inventariseren
2 personen
7
Techniek en materialen reserveren
8
Begroting vastleggen
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen registreren
12
Dieetwensen verzamelen
13
Promotie op sociale media plaatsen
14
Programma online publiceren
15
Definitieve gastenlijst maken
16
Artiesteninformatie verzamelen
17
Draaiboek afdrukken
18
Podiumindeling uitwerken
2 personen
19
Technisch schema maken
2 personen
20
Cateringhoeveelheden berekenen
21
Artiestenbegeleiding indelen
22
Publieksbegeleiding indelen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
26
Artiesten herinneren aan aanvang
27
Locatiesleutels ophalen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
30
Podiumelementen opstellen
4 personen
31
Publieksstoelen plaatsen
3 personen
32
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Verlichting plaatsen
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Microfoons en standaards plaatsen
2 personen
38
Techniek testen
2 personen
39
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Artiestengarderobe inrichten
44
Optredens technisch doorlopen
3 personen
45
Informatie- en programmatafel klaarzetten
46
Entree en registratie bemannen
2 personen
47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Optredens begeleiden
3 personen
50
Pauzes aankondigen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Publieksruimte netjes houden
2 personen
55
Artiesten begeleiden tussen optredens
56
Publieksvragen beantwoorden
57
Afsluiting aankondigen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Catering afbouwen
3 personen
60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen bewaren
68
Artiesten nabetaling klaarzetten
69
Foto- en videomateriaal verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumelementenaantal 6
Publieksstoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8
Klaptafelsaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
USB-sticksaantal 3
EHBO-koffer
Brandblusdeken
Zaklampenaantal 3
Batterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Achtergronddoek
Decoratieve doekenaantal 8
Vaasjesaantal 12
Tafelkleedjesaantal 8
Fotolijstenaantal 6
Kleefhaakjesaantal 30
Gaffer tapeaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalbakstickersaantal 16

Kantoorbenodigdheden

Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Programmaflyersaantal 120
Papiertapeaantal 4
Klembordenaantal 4
Printpapier
Polsbandjesaantal 120
Kassa-etui
Contantgeld

Tips

Plan per optreden een vaste opbouw- en soundchecktijd in het draaiboek. Noteer ook wie de artiest ontvangt, naar de kleedruimte brengt en na afloop begeleidt; zonder die namen blijft begeleiding vaak liggen.
Maak het technisch schema pas definitief nadat je van iedere artiest de input hebt ontvangen. Controleer per optreden microfoons, DI-boxen, kabels, stroompunten en het aantal actieve speakers, en test alles vóór de eerste bezoeker binnenkomt.
Leg de publieksindeling vast op basis van de definitieve gastenlijst. Tel stoelen, tafels, garderoberekken en afzetpalen na; wijzigingen op de avond zelf zorgen snel voor een geblokkeerde looproute of te weinig zitplaatsen.
Bereken catering na de sluitingsdatum van de aanmeldingen. Splits aantallen voor bezoekers en artiesten en verwerk dieetwensen afzonderlijk; houdbare producten kun je vooraf klaarzetten, verse onderdelen plan je zo laat mogelijk.
Druk het draaiboek en technische schema uiterlijk één dag vooraf af en bewaar daarnaast een digitale kopie op laptop of USB-stick. Zet op de eerste pagina telefoonnummers, aankomsttijden, pauzes en de volgorde van optredens, zodat de avond niet van één organisator afhangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een performanceavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek en controleer vergunningen zodra het programma voorlopig vaststaat; wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Wanneer moet ik artiesten voor een performanceavond benaderen?: Benader artiesten bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf en bevestig programma en tijden uiterlijk 4 weken voor de avond. Vraag technische wensen meteen op, zodat je nog tijd hebt om apparatuur te reserveren of aan te passen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een performanceavond?: Plan minimaal 2 uur vóór de ontvangst van het publiek voor opbouw, bekabeling en testen. Reserveer per artiest daarnaast 15 tot 30 minuten voor soundcheck als de optredens verschillende microfoons, instrumenten of DI-boxen gebruiken.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst en catering voor een performanceavond?: Sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf en maak daarna de definitieve gastenlijst. Bereken de catering uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de avond, zodat je dieetwensen kunt verwerken en houdbare boodschappen tijdig kunt klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.