Evaluatiebijeenkomst organiseren: checklist en planning
Een evaluatiebijeenkomst staat of valt met een strak programma en goede voorbereiding. Regel eerst de deelnemers, bespreekpunten en presentaties, en werk daarna de locatie, catering en techniek uit. Op de dag zelf moeten registratie, koffie, presentatiemateriaal en actiepuntenformulier al klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Deze checklist bevat 43 taken en 36 spullen, zodat je niets vergeet en in de juiste volgorde werkt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Bespreekpunten verzamelen
2 personen
Presentaties verzamelen
Actiepuntenformulier voorbereiden
Locatie reserveren
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Deelnemers herinneren
Ruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Opening en programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Groepsgesprekken begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet bedienen
3 personen
Actiepunten vastleggen
2 personen
Vervolgafspraken maken
Afsluiting verzorgen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Actiepunten verspreiden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 45
- Buffettafelsaantal 2
- Registratietafel
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 50
- Kommetjesaantal 50
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Microfoon
Kantoorbenodigdheden
- Naamkaartjesaantal 50
- Pennenaantal 50
- Notitieblokkenaantal 50
- Flip-over
- Stiftenaantal 12
- Plakbriefjesaantal 10
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Welkomstbord
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en controleer daarna de cateringbestelling tegen de definitieve deelnemerslijst. Zo voorkom je dat speciale maaltijden ontbreken.
- Plan minimaal 60 minuten voor aanvang in voor het openen van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen en het inrichten van de registratietafel.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen samen met de presentatie. Een losse adapter of ontbrekende kabel wordt vaak pas bij de start ontdekt.
- Leg het actiepuntenformulier, notitieblokken, pennen, flip-over, stiften en plakbriefjes klaar op de plek waar de evaluatie plaatsvindt. Wijs vooraf iemand aan die besluiten en actiehouders noteert.
- Zet dranken minstens 30 minuten vooraf koud en bereid koffie en thee voordat de ontvangst begint. Richt de ontvangsttafel tegelijk in met naamkaartjes en het welkomstbord, zodat registratie vlot doorloopt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren nodig ik deelnemers uit voor een evaluatiebijeenkomst?
- Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst de catering en deelnemerslijst kunt vastleggen.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor het voorbereiden van een evaluatiebijeenkomst?
- Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten opbouwtijd en 30 minuten voor de techniek en catering. Begin daarnaast 1 tot 2 weken eerder met het programma, de bespreekpunten en het verzamelen van presentaties.
- Wat moet ik testen voor een evaluatiebijeenkomst met presentatie?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en stroomvoorziening minimaal 1 dag vooraf. Controleer op locatie nogmaals of alle aansluitingen werken en of de presentatie goed leesbaar is.
- Hoeveel koffie, thee en drinken heb ik nodig voor een evaluatiebijeenkomst?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Voor een bijeenkomst van 2 uur kun je ongeveer 4 tot 5 drinkmomenten per persoon aanhouden en daar de catering op afstemmen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!