Cómo organizar una noche de actuaciones sin imprevistos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de promocionar el evento. Confirma por escrito con cada artista la actuación, la duración, la hora de llegada y los requisitos técnicos; publicar un horario provisional suele provocar cambios innecesarios.
• Comprueba los permisos y las notificaciones al menos 4 semanas antes. El lugar puede necesitar información sobre horarios, aforo, sonido o montaje, y corregirlo después de enviar las invitaciones complica toda la organización.
• Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas. Revisa la mesa de mezclas, los altavoces activos, los micrófonos inalámbricos, las cajas DI, los cables y las regletas; reserva 60 minutos para resolver conexiones o niveles de sonido.
• Prepara un plan de trabajo de una sola página para el día del evento. Incluye montaje, prueba de sonido, llegada de artistas, apertura, cambios entre actuaciones y desmontaje, con una persona responsable de cada bloque.
• Calcula el catering con la lista definitiva de invitados y las preferencias dietéticas, no con el número inicial de confirmaciones. Deja preparado el catering no perecedero el día anterior y termina la compra de productos frescos entre 24 y 48 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de actuaciones?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas o necesitas reservar tecnología. Deja cerrados el lugar, el programa y los permisos al menos 4 semanas antes, y confirma el horario técnico una semana antes.

¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y sus necesidades técnicas?

Pide la información técnica al contratarles y confirma todos los requisitos 3 o 4 semanas antes. Revisa de nuevo horarios, instrumentos, micrófonos y conexiones 7 días antes de la actuación.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y probar el sonido?

Reserva como mínimo 3 horas para montar el escenario, colocar los asientos, instalar la iluminación y conectar el equipo. Añade 60 minutos de prueba de sonido y deja al menos 30 minutos libres antes de recibir al público.

¿Cuándo se envían las invitaciones para una noche de actuaciones?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando el lugar, el programa y los horarios ya estén confirmados. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para calcular el catering y la atención al público.

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