So organisierst du einen Performanceabend
Beginne mit Datum, Programm und den Auftrittszeiten, bevor du Einladungen verschickst oder Technik buchst. Danach klärst du Location, Genehmigungen, Bühnenaufteilung und die technischen Anforderungen jeder Künstlerin. Für einen reibungslosen Abend brauchst du außerdem klare Zuständigkeiten für Künstlerbetreuung, Publikum und Einlass. Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag: Mischpult, Funkmikrofone, Lautsprecher, Licht und Kabel müssen vorab getestet und dem Ablaufplan zugeordnet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Auftrittskünstler kontaktieren
2 Personen
- 3
Auftritte und Zeiten bestätigen
2 Personen
- 4
Location reservieren
- 5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 6
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 7
Technik und Materialien reservieren
- 8
Budget festlegen
- 9
Einladungen gestalten
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen erfassen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Werbung in sozialen Medien posten
- 14
Programm online veröffentlichen
- 15
Endgültige Gästeliste erstellen
- 16
Künstlerinformationen sammeln
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 19
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
- 20
Cateringmengen berechnen
- 21
Künstlerbetreuung einteilen
- 22
Publikumsbetreuung einteilen
- 23
Einkaufsliste prüfen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 26
Künstler an den Beginn erinnern
- 27
Standortschlüssel abholen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 30
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 31
Publikumsstühle aufstellen
3 Personen
- 32
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 33
Garderobe einrichten
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 36
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 37
Mikrofone und Ständer aufstellen
2 Personen
- 38
Technik testen
2 Personen
- 39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 42
Künstler empfangen
2 Personen
- 43
Künstlergarderobe einrichten
- 44
Auftritte technisch durchgehen
3 Personen
- 45
Info- und Programmtisch aufstellen
- 46
Einlass und Registrierung besetzen
2 Personen
- 47
Besucher empfangen
3 Personen
- 48
Eröffnungsrede halten
- 49
Auftritte betreuen
3 Personen
- 50
Pausen ankündigen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 54
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 55
Künstler zwischen den Auftritten begleiten
- 56
Publikumsfragen beantworten
- 57
Abschluss ankündigen
- 58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Catering abbauen
3 Personen
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 63
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Fundgegenstände aufbewahren
- 68
Nachzahlung für Künstler bereitlegen
- 69
Foto- und Videomaterial sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PodestelementeAnz. 6
- PublikumssitzeAnz. 90
- TischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- AbsperrpfostenAnz. 8
- KlappischeAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 60
- TellerAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 10
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop
- USB-SticksAnz. 3
- Erste-Hilfe-Koffer
- Feuerlöschdecke
- TaschenlampenAnz. 3
- BatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
Dekoration
- Hintergrundtuch
- Dekorative StoffeAnz. 8
- VasenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 6
- KlebehakenAnz. 30
- Gaffer TapeAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
- ZangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
- EiswürfelbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- Mülleimer-AufkleberAnz. 16
Büromaterial
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 20
- ProgrammflyerAnz. 120
- PapierklebebandAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 4
- Druckpapier
- ArmbänderAnz. 120
- Kassenetui
- Bargeld
Tipps
- Lass dir von jeder Künstlerin mindestens zwei Wochen vor dem Termin die benötigten Anschlüsse, Mikrofone, Abspielgeräte und die genaue Auftrittsdauer bestätigen. So kannst du DI-Boxen, Audiokabel und Funkmikrofone passend reservieren.
- Erstelle spätestens sieben Tage vor dem Abend einen technischen Ablaufplan mit Aufbau, Soundcheck, Einlass, Umbaupausen und Auftritten. Plane pro Umbau mindestens 10 Minuten ein, auch wenn der Bühnenwechsel auf dem Papier schneller aussieht.
- Berechne die Sitzplätze, Tische und Barhocker nach der bestätigten Gästeliste und halte einige Plätze für Mitwirkende frei. Absperrpfosten und Garderobenständer werden oft erst beim Einlass vermisst, obwohl sie den Publikumsfluss deutlich ordnen.
- Sammle Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und prüfe die Cateringmengen drei bis fünf Tage vor dem Termin erneut. Lagerfähige Speisen und Getränke kannst du früher bereitstellen, frische Ware gehört in die letzte Einkaufsrunde.
- Drucke Drehbuch, Künstlerinformationen und Gästeliste am Vortag aus und speichere Programmdateien zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks. Benenne eine Person für Künstlerbetreuung und eine weitere für Publikum und Einlass, statt beide Aufgaben nebenbei selbst zu übernehmen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Performanceabend organisieren?
- Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlerkontakten und der Location. Technik, Einladungen und Genehmigungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wann muss die Technik für einen Performanceabend gebucht werden?
- Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Licht und Podeste etwa vier bis sechs Wochen vorher. Die technischen Anforderungen jeder Künstlerin sollten spätestens zwei Wochen vor dem Abend bestätigt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Performanceabend?
- Plane für Bühne, Bestuhlung, Licht und Ton mindestens drei Stunden ein, bei mehreren Auftritten eher vier. Der Soundcheck sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen.
- Wann sollte man die Gästeliste und das Catering festlegen?
- Schließe die Gästeliste drei bis fünf Tage vor dem Termin und gleiche dabei alle Ernährungswünsche ab. Die endgültigen Cateringmengen berechnest du danach; lagerfähige Produkte können bereits am Vortag bereitstehen.
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