Organiser une soirée de performance, étape par étape

Commencez par fixer la date et le programme avant de contacter les artistes ou de réserver le lieu. Une soirée de performance demande ensuite deux préparations en parallèle : l’accueil du public et les conditions techniques de chaque spectacle. Prévoyez rapidement les autorisations, la scène, la sonorisation, l’éclairage et les horaires de montage. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les artistes, les inscriptions, le catering et la répartition de l’encadrement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les artistes en représentation
2 personnes
3
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Recenser les besoins techniques
2 personnes
7
Réserver le matériel technique et les matériaux
8
Fixer le budget
9
Concevoir les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Enregistrer les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
14
Publier le programme en ligne
15
Établir la liste définitive des invités
16
Rassembler les informations sur les artistes
17
Imprimer le déroulé
18
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
19
Établir le planning technique
2 personnes
20
Calculer les quantités de catering
21
Répartir l’encadrement des artistes
22
Répartir l’encadrement du public
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
26
Rappeler aux artistes l’heure de début
27
Récupérer les clés du lieu

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
30
Installer les éléments de scène
4 personnes
31
Installer les sièges du public
3 personnes
32
Installer des tables d'accueil
2 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer l’éclairage
2 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
38
Tester la technique
2 personnes
39
Monter le buffet traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Aménager le vestiaire des artistes
44
Répéter les performances avec la technique
3 personnes
45
Installer la table d’information et du programme
46
Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Accompagner les spectacles
3 personnes
50
Annoncer les pauses
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Maintenir l’espace public propre
2 personnes
55
Accompagner les artistes entre les spectacles
56
Répondre aux questions du public
57
Annoncer la clôture
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

59
Démonter le catering
3 personnes
60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Collecter et trier les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Conserver les objets trouvés
68
Préparer le paiement complémentaire des artistes
69
Rassembler les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de scèneqté 6
Chaises pour le publicqté 90
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feu
Lampes de pocheqté 3
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Bâche de fond
Tissus décoratifsqté 8
Petits vasesqté 12
Nappesqté 8
Cadres photoqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Ruban gafferqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Bacs à glaçonsqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Autocollants pour poubellesqté 16

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Flyers du programmeqté 120
Ruban de papierqté 4
Presse-papiersqté 4
Papier d’impression
Braceletsqté 120
Pochette pour caisse
Argent liquide

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et les horaires, puis confirmez chaque spectacle par écrit. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux performances si le plateau ou le matériel doit changer.
Demandez les besoins techniques dès le premier échange avec les artistes : microphones, boîtiers DI, câbles, retours, ordinateur et éclairage. Transformez ces réponses en planning technique avant de réserver le matériel.
Réservez le lieu après avoir vérifié la capacité, la configuration de la scène et les autorisations nécessaires. Contrôlez aussi les prises électriques, les rallonges et les multiprises avant le jour du montage.
Envoyez les invitations assez tôt pour enregistrer les inscriptions et les besoins alimentaires. Établissez la liste définitive des invités au plus tard quelques jours avant la soirée afin de calculer les quantités de catering.
Préparez un déroulé imprimé pour l’équipe, les artistes et l’accueil du public. Désignez séparément les personnes chargées des artistes, de la salle, de la technique et du catering pour éviter les décisions improvisées le soir même.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une soirée de performance ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, réserver le lieu et le matériel, vérifier les autorisations et envoyer les invitations.
Quand faut-il confirmer les besoins techniques des artistes ?: Demandez-les dès la prise de contact et validez-les au moins 3 semaines avant l’événement. Faites ensuite un contrôle final 5 à 7 jours avant le montage, notamment pour les microphones, câbles, boîtiers DI et projecteurs LED.
Quand envoyer les invitations pour une soirée de performance ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la soirée, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi finaliser la liste des invités et les quantités de catering à temps.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer la scène, la table de mixage, les microphones et l’éclairage, puis ajoutez une répétition ou un test de 60 à 90 minutes. Le temps exact dépend du nombre de spectacles et des changements de plateau.

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