Performanceavond organiseren: een checklist die werkt
Een performanceavond staat of valt met een strak programma en techniek die vóór de eerste artiest is getest. Leg eerst datum, locatie en optredens vast; werk daarna het technische schema, de gastenlijst en de catering uit. Reserveer podiumelementen, stoelen, speakers, microfoons en verlichting op tijd. Deze checklist helpt je bovendien met details die vaak blijven liggen, zoals artiesteninformatie, dieetwensen, USB-sticks en een afgedrukt draaiboek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Optredende artiesten benaderen
2 personen
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Technische wensen inventariseren
2 personen
Techniek en materialen reserveren
Begroting vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Promotie op sociale media plaatsen
Programma online publiceren
Definitieve gastenlijst maken
Artiesteninformatie verzamelen
Draaiboek afdrukken
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technisch schema maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Artiestenbegeleiding indelen
Publieksbegeleiding indelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Artiesten herinneren aan aanvang
Locatiesleutels ophalen
Event
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Podiumelementen opstellen
4 personen
Publieksstoelen plaatsen
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons en standaards plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestengarderobe inrichten
Optredens technisch doorlopen
3 personen
Informatie- en programmatafel klaarzetten
Entree en registratie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Pauzes aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Publieksruimte netjes houden
2 personen
Artiesten begeleiden tussen optredens
Publieksvragen beantwoorden
Afsluiting aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Catering afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Artiesten nabetaling klaarzetten
Foto- en videomateriaal verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumelementenaantal 6
- Publieksstoelenaantal 90
- Tafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
- Afzetpalenaantal 8
- Klaptafelsaantal 4
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 60
- Bordenaantal 100
- Gebaksbordjesaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 10
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
- EHBO-koffer
- Brandblusdeken
- Zaklampenaantal 3
- Batterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Decoratie
- Achtergronddoek
- Decoratieve doekenaantal 8
- Vaasjesaantal 12
- Tafelkleedjesaantal 8
- Fotolijstenaantal 6
- Kleefhaakjesaantal 30
- Gaffer tapeaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Tangenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- IJsblokjesbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalbakstickersaantal 16
Kantoorbenodigdheden
- Naamkaartjesaantal 100
- Pennenaantal 20
- Programmaflyersaantal 120
- Papiertapeaantal 4
- Klembordenaantal 4
- Printpapier
- Polsbandjesaantal 120
- Kassa-etui
- Contantgeld
Tips
- Plan een technische doorloop vóór de deuren opengaan. Test actieve speakers, het mengpaneel, alle microfoons, DI-boxen en audiokabels per optreden; leg reservekabels en een USB-stick met het programma klaar.
- Maak het draaiboek uiterlijk één week vooraf definitief en druk op de dag zelf meerdere exemplaren af. Geef er één aan de techniek, één aan de artiestenbegeleiding en één aan de publieksbegeleiding.
- Werk de podiumindeling uit vóór je tafels en stoelen plaatst. Houd ruimte voor microfoonstandaards, lichtstatieven en kabels, en zet kabels vast zodat bezoekers niet over verlenghaspels of stekkerdozen struikelen.
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de avond af. Gebruik de definitieve gastenlijst om publieksstoelen, glazen, kopjes, borden en bestek te tellen en controleer tegelijk de verzamelde dieetwensen.
- Zet houdbare catering en servies vóór de opbouw klaar, maar plan verse boodschappen zo laat mogelijk. Reken de hoeveelheden per verwacht aantal bezoekers uit en wijs één persoon aan voor artiestenontvangst en catering.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een performanceavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek en controleer vergunningen zodra het programma ongeveer vaststaat; stuur uitnodigingen minimaal 3 weken voor de avond.
- Hoe maak ik een draaiboek voor een performanceavond?
- Zet per onderdeel een starttijd, eindtijd, verantwoordelijke en technische behoefte. Maak het draaiboek uiterlijk 7 dagen vooraf definitief en neem op de avond zelf minstens 3 afdrukken mee.
- Welke techniek heb ik nodig voor een performanceavond?
- Dat hangt af van het programma, maar controleer minimaal actieve speakers, een mengpaneel, microfoons, microfoonstandaards, DI-boxen en audiokabels. Plan een volledige soundcheck minstens 2 uur vóór de eerste starttijd.
- Wanneer moet ik catering voor een performanceavond regelen?
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bereken daarna de hoeveelheden. Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf; zet ze op de dag zelf klaar voordat artiesten en publiek binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!