Checklist para una noche de actuaciones sin imprevistos

Una noche de actuaciones necesita más coordinación que una reunión con música de fondo. Hay que cerrar artistas y horarios, reservar el lugar, revisar permisos y preparar sonido, iluminación, escenario y catering. Esta checklist reúne 69 tareas y 70 elementos para avanzar en orden, desde el presupuesto y las invitaciones hasta el montaje y la atención al público. Úsala para saber qué confirmar con antelación y qué comprobar antes de abrir las puertas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los artistas que actúan
2 personas
Confirmar las actuaciones y los horarios
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos y notificaciones
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Reservar tecnología y materiales
Fijar el presupuesto
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar promoción en redes sociales
Publicar el programa en línea
Hacer la lista definitiva de invitados
Recopilar información de los artistas
Imprimir el plan de trabajo
Definir la distribución del escenario
2 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Distribuir la asistencia a artistas
Distribuir la atención al público
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Recordar a los artistas el inicio
Recoger las llaves del recinto

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar los elementos del escenario
4 personas
Colocar las sillas del público
3 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino del artista
Revisar técnicamente las actuaciones
3 personas
Montar la mesa de información y programa
Atender la entrada y el registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar las actuaciones
3 personas
Anunciar pausas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener ordenada la zona de público
2 personas
Acompañar a los artistas entre actuaciones
Responder preguntas del público
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Preparar el pago pendiente a los artistas
Recopilar material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Elementos del escenariocant. 6
Asientos para el públicocant. 90
Mesascant. 8
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 8
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Portátil
Memorias USBcant. 3
Botiquín de primeros auxilios
Manta ignífuga
Linternascant. 3
Bateríascant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Decoración

Lona de fondo
Paños decorativoscant. 8
Jarroncitoscant. 12
Manteles individualescant. 8
Marcos de fotoscant. 6
Ganchos adhesivoscant. 30
Cinta gaffercant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cubiterascant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Etiquetas para cubos de basuracant. 16

Material de oficina

Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Folletos del programacant. 120
Cinta de papelcant. 4
Portapapelescant. 4
Papel de impresión
Pulserascant. 120
Funda para caja registradora
Dinero en efectivo

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los horarios antes de enviar las invitaciones. Pide a cada artista sus necesidades técnicas y de llegada, y deja el programa publicado cuando esté confirmado.
Revisa permisos y notificaciones con varias semanas de margen. El lugar debe confirmar por escrito qué está permitido y qué requisitos técnicos o de seguridad debes cumplir.
Prepara un plan técnico independiente del programa artístico. Incluye la distribución del escenario, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, cables, regletas y tiempo para una prueba de sonido.
Calcula el catering a partir de la lista definitiva de invitados y sus preferencias dietéticas. Compra los productos no perecederos con antelación y deja los frescos para los últimos días.
Imprime el plan de trabajo y asigna responsables para artistas y público. El día del evento, reserva tiempo para montar el escenario, colocar los asientos, probar la iluminación y comprobar las memorias USB y el portátil.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de actuaciones?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con artistas y revisar permisos. Deja cerrados los horarios, las necesidades técnicas y las invitaciones antes de las 3 últimas semanas.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y sus horarios?: Confirma actuaciones y horarios entre 4 y 6 semanas antes. Solicita en ese momento la información técnica, la hora de llegada y cualquier requisito específico para preparar el plan técnico.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el sonido y la iluminación?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para colocar el escenario, conectar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y focos, y hacer una prueba completa. Añade más tiempo si participan varios artistas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados y calcular el catering?: Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes. Calcula entonces las cantidades, revisa las preferencias dietéticas y compra los productos frescos; el catering no perecedero puede prepararse antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.