Checklist pour organiser une soirée de performance

Une soirée de performance demande de coordonner les artistes, le lieu, le public et la technique dans un ordre précis. Commencez par fixer la date, le programme et le budget, puis confirmez les spectacles avant de lancer les invitations. Les autorisations, le son, la lumière et la configuration de la scène doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist rassemble 69 tâches et 70 fournitures, jusqu’aux courses, au catering et à l’accueil le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les artistes en représentation
2 personnes
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Réserver le matériel technique et les matériaux
Fixer le budget
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Publier le programme en ligne
Établir la liste définitive des invités
Rassembler les informations sur les artistes
Imprimer le déroulé
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Établir le planning technique
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Répartir l’encadrement des artistes
Répartir l’encadrement du public
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Rappeler aux artistes l’heure de début
Récupérer les clés du lieu

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager le vestiaire des artistes
Répéter les performances avec la technique
3 personnes
Installer la table d’information et du programme
Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Annoncer les pauses
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Maintenir l’espace public propre
2 personnes
Accompagner les artistes entre les spectacles
Répondre aux questions du public
Annoncer la clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Préparer le paiement complémentaire des artistes
Rassembler les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de scèneqté 6
Chaises pour le publicqté 90
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feu
Lampes de pocheqté 3
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Bâche de fond
Tissus décoratifsqté 8
Petits vasesqté 12
Nappesqté 8
Cadres photoqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Ruban gafferqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Bacs à glaçonsqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Autocollants pour poubellesqté 16

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Flyers du programmeqté 120
Ruban de papierqté 4
Presse-papiersqté 4
Papier d’impression
Braceletsqté 120
Pochette pour caisse
Argent liquide

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la soirée : certaines déclarations ou contraintes techniques peuvent modifier le programme.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès la confirmation, puis prévoyez une répétition ou un test son suffisamment tôt pour vérifier les microphones, câbles, boîtiers DI et éclairages.
Envoyez les invitations dès que les horaires sont confirmés et clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive des invités et les besoins alimentaires.
Préparez le déroulé imprimé et le planning technique en plusieurs exemplaires : prévoyez au moins une copie pour la régie, une pour l’accueil et une pour chaque responsable d’artiste.
Calculez le catering à partir du nombre d’inscrits, des régimes signalés et de la durée de la soirée. Faites les courses au plus tard la veille et préparez à l’avance les aliments qui se conservent.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée de performance ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, vérifier les autorisations et réserver le matériel technique avant l’envoi des invitations.
Quand envoyer les invitations pour une soirée de performance ?: Envoyez-les dès que le programme, le lieu et les horaires sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la soirée. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant pour calculer le catering et finaliser la liste des invités.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réservez au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour installer la scène, les microphones, la table de mixage, les câbles et les projecteurs LED. Ajoutez un test son et lumière d’au moins 60 minutes avant le premier spectacle.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée de performance ?: La veille, rassemblez le matériel, imprimez le déroulé, vérifiez la liste des courses et préparez la restauration longue conservation. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, clés USB et informations pratiques de chaque artiste.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.